Che cosè Kanban?

CURIOSITÀ – Kanban, scritto anche “kamban” in giapponese, si traduce in “Billboard” (“cartello” in cinese) che indica “capacità disponibile (per lavorare)”. Kanban è un concetto relativo alla produzione lean e just-in-time (JIT), dove viene utilizzato come sistema di pianificazione che ti dice cosa produrre, quando produrlo e quanto produrre.

Impara le basi del Kanban:

• Dove ha avuto origine il Kanban?
• Cosè il metodo Kanban?
• Principi fondamentali del Kanban
• 6 pratiche fondamentali del Kanban
• Come funziona Kanban? – Il concetto
• Limiti WIP in Kanban
• Kanban in IT & Software
• Kanban nello sviluppo Lean / Agile
• Kanban oltre il software & IT
• Inizia a utilizzare uno strumento Kanban

Dove ha avuto origine Kanban ? – Una breve storia su Kanban

Tutto è iniziato nei primi anni 40. Il primo sistema Kanban è stato sviluppato da Taiichi Ohno (ingegnere industriale e uomo daffari) per il settore automobilistico Toyota in Giappone. È stato creato come un semplice sistema di pianificazione, il cui scopo era controllare e gestire il lavoro e linventario in ogni fase della produzione in modo ottimale.

Un motivo chiave per lo sviluppo di Kanban era la produttività e lefficienza inadeguate di Toyota rispetto ai suoi concorrenti automobilistici americani. Con Kanban, Toyota ha ottenuto un sistema di controllo della produzione just-in-time flessibile ed efficiente che ha aumentato la produttività riducendo al contempo linventario costoso di materie prime, semilavorati e prodotti finiti.

Un sistema Kanban controlla idealmente lintera catena del valore dal fornitore al consumatore finale. In questo modo, aiuta a evitare interruzioni di fornitura e scorte eccessive di merci nelle varie fasi del processo di produzione. Kanban richiede un monitoraggio continuo del processo. Particolare attenzione deve essere prestata per evitare colli di bottiglia che potrebbero rallentare il processo produttivo. Lobiettivo è ottenere una maggiore produttività con tempi di consegna inferiori. Nel tempo, Kanban è diventato un modo efficiente in una varietà di sistemi di produzione.

” due pilastri del sistema di produzione Toyota sono il just-in-time e lautomazione con un tocco umano, o autonomia “. – David J. Anderson Click To Tweet

Cosè il metodo Kanban?

Sebbene il kanban sia stato introdotto da Taiichi Ohno nellindustria manifatturiera, è David J. Anderson, che è stato il primo ad applicare il concetto allIT, allo sviluppo del software e al lavoro di conoscenza in generale nel 2004. David si è basato sui lavori di Taiichi Ohno, Eli Goldratt, Edward Demmings, Peter Drucker e altri per definire il metodo Kanban, con concetti come sistemi pull, teoria delle code e flusso. Il suo primo libro su Kanban – “Kanban: Successfully Evolutionary Change for your Technology Business”, pubblicato nel 2010, è la definizione più completa del metodo Kanban per il lavoro di conoscenza.

Il metodo Kanban è un processo per migliorare gradualmente qualsiasi cosa che si tratti di sviluppo software, IT / Ops, personale, reclutamento, marketing e vendite, approvvigionamento ecc. In effetti, quasi tutte le funzioni aziendali possono trarre vantaggio dallapplicazione dei principi della Metodologia Kanban.

Il corpo di conoscenza Kanban ha astratto e beneficiato dei lavori di vari leader di pensiero da quando è stato scritto il libro originale! Persone come Don Reinertsen (autore di Principles of Product Development Flow), Jim Benson (pioniere del Personal Kanban) e molti altri.

Kanban non è una metodologia del ciclo di vita dello sviluppo software o un approccio alla gestione del progetto. Richiede che un processo sia già in atto in modo che Kanban possa essere applicato per modificare in modo incrementale il processo sottostante. – DJA Click To Tweet

Principi Kanban & Pratiche

Il metodo Kanban segue una serie di principi e pratiche per gestire e migliorare il flusso di lavoro. È un metodo evolutivo e non distruttivo che promuove miglioramenti graduali ai processi di unorganizzazione. Se segui questi principi e pratiche, sarai in grado di utilizzare con successo Kanban per massimizzare i vantaggi per il tuo processo aziendale: migliorare il flusso, ridurre i tempi di ciclo, aumentare il valore per il cliente, con una maggiore prevedibilità – tutti elementi cruciali per qualsiasi azienda oggi.

Di seguito vengono forniti i quattro principi fondamentali e le sei pratiche fondamentali della metodologia Kanban:

4 principi fondamentali:

1. Inizia con quello che stai facendo adesso
2. Accetta di perseguire un cambiamento evolutivo incrementale
3. Inizialmente, rispetta i ruoli, le responsabilità e i titoli di lavoro attuali
4. Incoraggia atti di leadership a tutti i livelli

• Inizia con quello che stai facendo ora: il metodo Kanban (di seguito denominato come solo Kanban) sottolinea fortemente di non apportare subito alcuna modifica alla configurazione / processo esistente. Kanban deve essere applicato direttamente al flusso di lavoro corrente. Eventuali modifiche necessarie possono avvenire gradualmente in un periodo di tempo a un ritmo con cui il team è a proprio agio.

• Accetta di perseguire un cambiamento evolutivo incrementale : Kanban ti incoraggia ad apportare piccoli cambiamenti incrementali piuttosto che apportare cambiamenti radicali che potrebbero portare a resistenza allinterno del team e dellorganizzazione.

• Inizialmente, Rispettare i ruoli, le responsabilità e i titoli di lavoro attuali: a differenza di altri metodi, Kanban non impone da solo alcun cambiamento organizzativo. Quindi, non è necessario apportare modifiche ai ruoli e alle funzioni esistenti che potrebbero funzionare bene. Il team identificherà e implementerà in modo collaborativo le modifiche necessarie. Questi tre principi aiutano le organizzazioni a superare la tipica resistenza emotiva e la paura del cambiamento che di solito accompagnano qualsiasi iniziativa di cambiamento in unorganizzazione.

• Incoraggiare atti di leadership a tutti i livelli: Kanban incoraggia il miglioramento continuo a tutti i livelli dellorganizzazione e afferma che gli atti di leadership non devono provenire solo da dirigenti senior. Persone a tutti i livelli possono fornire idee e mostrare leadership nellimplementare modifiche per migliorare continuamente il modo in cui forniscono i propri prodotti e servizi.

” Chiedere alle persone di cambiare comportamento è difficile! ” – David J. Anderson Click To Tweet

CURIOSITÀ – Un ottimo esempio di sistema Kanban viene utilizzato oggi a Tokyo Giardini del palazzo imperiale in Giappone. Il personale qui utilizza un metodo infallibile per limitare il flusso di visitatori. Ogni visitatore riceve una tessera di plastica allingresso, che deve essere restituita quando esce dal giardino. Poiché il numero totale di tessere è significativamente limitato, solo così tanti visitatori possono passeggiare per il palazzo in un dato momento. I nuovi visitatori devono attendere in fila fino a quando la carta / slot successiva è disponibile. Laccesso al palazzo è gratuito, ma è concesso solo se sono disponibili le carte pre-assegnate .

6 pratiche fondamentali del metodo Kanban:

1. Visualizza il flusso di lavoro
2. Limita WIP (Work in Progress)
3. Gestisci flusso
4. Rendi espliciti i criteri di processo
5. Implementa cicli di feedback
6. Migliora in modo collaborativo, evolvi sperimentalmente

• Visualizza il file flusso di lavoro: questo è il primo passo fondamentale per ladozione e limplementazione del Metodo Kanban. È necessario visualizzare, su una lavagna fisica o su una lavagna Kanban elettronica, le fasi del processo che attualmente utilizzi per fornire il tuo lavoro oi tuoi servizi. A seconda della complessità del tuo processo e del tuo mix di lavoro (i diversi tipi di elementi di lavoro su cui lavori e consegni), la tua lavagna Kanban può essere molto semplice o molto elaborata. Una volta visualizzato il processo, puoi visualizzare il lavoro corrente che tu e il tuo team state svolgendo.

Può essere sotto forma di appiccicosi o carte con colori diversi per indicare diverse classi di servizio o potrebbero essere semplicemente il diverso tipo di oggetti di lavoro. (In SwiftKanban, i colori indicano i diversi tipi di oggetti di lavoro!) Se pensi che possa essere utile, la tua lavagna Kanban può avere diverse corsie di nuoto, una per ogni classe di servizio o per ogni tipo di oggetto di lavoro. Tuttavia, inizialmente, per mantenere le cose semplici, potresti anche avere una sola corsia da nuoto per gestire tutto il tuo lavoro e riprogettare qualsiasi tavola in un secondo momento.

• Limite WIP (Work in Progress): limitare il work-in-progress (WIP) è fondamentale per limplementazione di Kanban, un “sistema pull”. Limitando il WIP, incoraggi il tuo team a completare il lavoro a portata di mano prima di iniziare un nuovo lavoro. Pertanto, i lavori attualmente in corso devono essere completati e contrassegnati come completati. Questo crea capacità nel sistema, quindi il team può inserire nuovo lavoro. Inizialmente, potrebbe non essere facile decidere quali dovrebbero essere i tuoi limiti WIP. In effetti, puoi iniziare senza limiti di WIP.Il grande Don Reinertsen suggerisce (lo ha fatto in una delle conferenze Lean Kanban) che puoi iniziare senza limiti di WIP e osservare semplicemente il lavoro iniziale in corso mentre il tuo team inizia a utilizzare Kanban. Una volta che hai dati sufficienti, definisci i limiti WIP per ogni fase del flusso di lavoro (ogni colonna della tua lavagna Kanban) come pari alla metà del WIP medio.

In genere, molti team iniziano con un limite WIP compreso tra 1 e 1,5 volte il numero di persone che lavorano in una fase specifica. Limitare il WIP e mettere i limiti del WIP su ogni colonna del consiglio non solo aiuta i membri del team a finire quello che stanno facendo prima di occuparsi di nuove cose, ma comunica anche al cliente e agli altri stakeholder che cè una capacità limitata di fare il lavoro per qualsiasi team – e devono pianificare attentamente il lavoro che chiedono al team di fare.

“Un effetto collaterale interessante dei sistemi pull è che limitano il work-in-progress (WIP) a una quantità concordata” – David J. Anderson Click To Tweet

• Gestisci il flusso: la gestione e il miglioramento del flusso sono il punto cruciale del tuo sistema Kanban dopo aver implementato le prime 2 pratiche. Un sistema Kanban ti aiuta a gestire flusso evidenziando le varie fasi del flusso di lavoro e lo stato del lavoro in ciascuna fase. A seconda di come il flusso di lavoro è definito e i limiti WIP sono impostati, osserverai un flusso regolare entro i limiti WIP o il lavoro si accumula quando qualcosa viene trattenuto e inizia a contenere la capacità influisce sulla velocità con cui il lavoro attraversa dallinizio alla fine del flusso di lavoro (alcune persone lo chiamano flusso di valore). Kanban aiuta il tuo team ad analizzare il sistema e ad apportare modifiche per migliorare il flusso in modo da ridurre il tempo necessario per completare ogni parte del lavoro.

Una chiave aspetto di questo processo di osservazione del tuo lavoro e risoluzione / eliminazione dei colli di bottiglia è guardare le fasi intermedie di attesa (le fasi intermedie del Done) e vedere per quanto tempo gli elementi di lavoro rimangono in queste “fasi di trasferimento”. Come imparerai, riducendo il tempo speso in queste fasi di attesa è la chiave per ridurre il tempo ciclo. Man mano che migliori il flusso, la consegna del lavoro del tuo team diventa più fluida e prevedibile. Man mano che diventa più prevedibile, diventa più facile per te assumere impegni affidabili con il tuo cliente su quando riceverai fatto con qualsiasi lavoro tu stia facendo per loro. Migliorare la tua capacità di prevedere i tempi di completamento in modo affidabile è una parte importante dellimplementazione di un sistema Kanban!

• Definisci criteri di processo Esplicito: come parte della visualizzazione del processo, ha senso anche farlo definire e visualizzare in modo esplicito le proprie politiche (regole di processo o linee guida) per come si svolge il lavoro che si fa. Formulando linee guida di processo esplicite, crei una base comune per tutti i partecipanti per capire come svolgere qualsiasi tipo di lavoro nel sistema. Le politiche possono essere a livello di tabellone, a livello di corsia di nuoto e per ciascuna colonna. Possono essere una lista di controllo dei passaggi da eseguire per ogni tipo di elemento di lavoro, criteri di ingresso-uscita per ogni colonna o qualsiasi cosa che aiuti i membri del team gestiscono bene il flusso di lavoro nel consiglio di amministrazione. Esempi di politiche esplicite includono la definizione di quando unattività è completata, la descrizione di singole corsie o colonne, chi tira quando, ecc. Le politiche devono essere definite in modo esplicito e visualizzate solitamente nella parte superiore del tabellone e su ogni corsia e colonna.

• Implementare cicli di feedback: i cicli di feedback sono parte integrante di qualsiasi buon sistema. Il metodo Kanban incoraggia e ti aiuta a implementare cicli di feedback di vario tipo: rivedi le fasi del flusso di lavoro della lavagna Kanban, metriche e rapporti e una gamma di segnali visivi che ti forniscono un feedback continuo sullavanzamento del lavoro – o sulla sua mancanza – nel tuo sistema. Mentre il mantra di “Fallisci velocemente! Fallisci spesso!” potrebbe non essere compreso in modo intuitivo da molti team, lidea di ricevere un feedback in anticipo, soprattutto se sei sulla strada sbagliata con il tuo lavoro, è fondamentale per fornire in definitiva il lavoro giusto, il prodotto o servizio giusto al cliente nel più breve tempo possibile . I cicli di feedback sono fondamentali per garantire che.

• Migliora collaborativamente, evolvi sperimentalmente (utilizzando il metodo scientifico): il metodo Kanban è un processo di miglioramento evolutivo. Ti aiuta ad adottare piccoli cambiamenti e migliorare gradualmente a un ritmo e dimensioni che il tuo team può gestire facilmente. Incoraggia luso di il metodo scientifico: formi unipotesi, la collaudi e apporti modifiche a seconda del risultato del test. In qualità di team che implementa i principi Lean / Agile, il tuo compito chiave è valutare costantemente il tuo processo e migliorarlo continuamente se necessario e il più possibile .

Limpatto di ogni modifica che apporti può essere osservato e misurato utilizzando i vari segnali che il tuo sistema Kanban ti fornisce. Utilizzando questi segnali, puoi valutare se un cambiamento ti sta aiutando a migliorare o meno e decidere se mantenerlo o provare qualcosaltro. I sistemi Kanban ti aiutano a raccogliere molti dati sulle prestazioni del tuo sistema, sia manualmente, se utilizzi una scheda fisica, sia automaticamente, se utilizzi uno strumento come SwiftKanban. Utilizzando questi dati e le metriche che ti aiuta a generare, puoi facilmente valutare se le tue prestazioni stanno migliorando o diminuendo e modificare il tuo sistema secondo necessità.

Come funziona Kanban? – Il concetto

Kanban è un sistema di gestione del cambiamento evolutivo senza interruzioni. Ciò significa che il processo esistente viene migliorato a piccoli passi. Implementando molte modifiche minori (piuttosto che grandi), il rischio per il sistema complessivo viene ridotto. Lapproccio evolutivo del Kanban porta a una resistenza bassa o nulla nel team e negli stakeholder coinvolti.

Il primo passo nellintroduzione del Kanban è visualizzare il flusso di lavoro. Ciò avviene sotto forma di una lavagna Kanban composta da una semplice lavagna bianca e da foglietti adesivi. Ogni carta sulla lavagna rappresenta unattività.

In un modello di lavagna Kanban classico, ci sono tre colonne, come mostrato nellimmagine sopra:

• “Da fare”: questa colonna elenca attività non ancora avviate. (noto anche come “backlog”)
• “In corso”: comprende le attività in corso.
• “Completate”: comprende le attività che sono completato.

Questa semplice visualizzazione da sola porta a una grande trasparenza sulla distribuzione del lavoro così come eventuali colli di bottiglia esistenti. Ovviamente, le bacheche Kanban possono mostrare flussi di lavoro elaborati a seconda della complessità del flusso di lavoro e della necessità di visualizzare ed esaminare parti specifiche del flusso di lavoro per identificare i colli di bottiglia al fine di rimuoverli.

Il concetto di FLUSSO

Al centro di Kanban cè il concetto di “Flusso”. Ciò significa che le carte dovrebbero scorrere nel sistema nel modo più uniforme possibile, senza lunghi tempi di attesa o blocchi. Tutto che ostacola il flusso dovrebbe essere esaminato criticamente. Kanban ha tecniche, metriche e modelli diversi e, se applicati in modo coerente, può portare a una cultura del miglioramento continuo (kaizen).

Il concetto di flusso è fondamentale e misurando le metriche di flusso e lavorando per migliorarle, può migliorare notevolmente la velocità dei processi di consegna riducendo i tempi di ciclo e migliorando la qualità dei prodotti o servizi ottenendo feedback più rapido dai tuoi clienti, interni o esterni.

Questi sono trattati in dettaglio nel libro “Actionable Agile” di Dan Vacanti.

Limiti WIP Kanban

A Laspetto chiave di Kanban è ridurre la quantità di multi-tasking che la maggior parte dei team e dei knowledge worker è incline a fare e incoraggiarli invece a “Stop Starting! E inizia a finire! “, Un mantra coniato dal Dr. Arne Roock (di www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – I limiti definiti in ogni fase del flusso di lavoro su una bacheca Kanban incoraggiano i membri del team a terminare il lavoro a portata di mano e solo allora, riprendono il lavoro successivo.

Non forzare i limiti di visualizzazione, trasparenza e WIP a nessun dipartimento che non si offre volontario per collaborare.” – David J. Anderson Click To Tweet

Esempi di sistemi Kanban

La bellezza di Kanban sta nella sua semplicità. Tuttavia, Kanban non riguarda solo la visualizzazione di un processo su una lavagna bianca (o una lavagna elettronica) e il lavoro con adesivi o schede elettroniche. Come puoi vedere dallalto, è molto di più. Trarrai veramente vantaggio dalla sua implementazione se applichi tutti i principi e le pratiche in modo metodologico.

Le tendenze attuali in tutto il mondo mostrano che Kanban sta guadagnando popolarità ed è utilizzato in molte aree diverse, dalle piccole agenzie e start-up alle organizzazioni tradizionali di tutte le dimensioni.

Kanban in IT & Software

Kanban non è uno sviluppo di software o una metodologia di gestione dei progetti: David lo chiarisce molto chiaramente nel suo “Blue Book”. Kanban non dice nulla su come dovrebbe essere sviluppato un software. Non dice nemmeno nulla su come dovrebbero essere pianificati e implementati i progetti software.Pertanto, Kanban non è un framework di gestione come Scrum. Lo scopo di Kanban è invece quello di migliorare continuamente il proprio processo di lavoro.

Kanban è stato utilizzato nelle operazioni di sviluppo software di Microsoft nel 2004. Da allora, Kanban è stato adottato con entusiasmo nei team IT, Ops, DevOps e applicazioni / software.

Il bello di Kanban è che può essere applicato a qualsiasi processo o metodologia. Sia che tu stia già utilizzando metodi Agile come Scrum, XP e altri, o metodi più tradizionali – a cascata, iterativo, ecc. – puoi applicare Kanban in più per iniziare a migliorare gradualmente i tuoi processi, ridurre il tempo di ciclo e migliorare il tuo flusso. Nel processo, ti troverai sulla strada per la fornitura continua di funzioni, prodotti o servizi.

Kanban nello sviluppo di prodotti / software Lean / Agile

I team di sviluppo del software applicativo e dei prodotti tecnologici hanno adottato Kanban come un modo per implementare i principi Lean e Agile. Il metodo Kanban fornisce ai team tecnologici una vasta gamma di principi per visualizzare il proprio lavoro, fornire prodotti e servizi continuamente e ottenere feedback dai clienti più spesso e con maggiore velocità. Di conseguenza, aiuta i team ad arrivare più velocemente sul mercato con maggiore fedeltà a ciò che i clienti vogliono da quei prodotti e servizi.

La definizione di Kanban nel settore IT ha subito una propria evoluzione negli ultimi 3 – 5 anni. Oggi, Kanban è considerato un metodo che determina lagilità nella gestione e nel miglioramento dellerogazione dei servizi in modo graduale ed evolutivo.

Inoltre, il Metodo Kanban fornisce importanti principi e tecniche per una migliore gestione degli impegni SLA (Service Level Agreement), consegnando i prodotti al mercato just in time e riducendo al minimo il rischio e il costo del ritardo. Utilizzando concetti quali Classe di servizi, impegno differito e impegno in due fasi, Kanban aiuta i clienti e i team di consegna a collaborare in modo efficace e aiuta a garantire che le cose giuste vengano lavorate al momento giusto.

Lavvento di Upstream Kanban, Portfolio Kanban e Enterprise Services Planning negli ultimi anni ha fornito alle aziende ragioni ancora maggiori per implementare Kanban per raggiungere lagilità aziendale e migliorare le prestazioni di mercato.

Kanban come percorso alternativo to Enterprise Agility

Il metodo Kanban ti aiuta a migliorare gradualmente la fornitura dei tuoi prodotti e servizi. Lo fa aiutandoti a eliminare i colli di bottiglia nel tuo sistema, migliorare il flusso e ridurre il tempo di ciclo. Ti aiuta a fornire più continuamente e ottenere feedback più rapidi per apportare eventuali modifiche che potrebbero essere necessarie al tuo cliente. Ti aiuta a diventare più reattivo.

In generale, Kanban supporta tutti i principi del Manifesto Agile e ti aiuta a fornire prodotti e servizi di cui il tuo mercato ha effettivamente bisogno. Sia che tu stia attualmente utilizzando Scrum e altre tecniche o metodologie Agile, Kanban ti aiuta a migliorare i tuoi processi per migliorare le prestazioni dei tuoi team e organizzazioni.

Kanban oltre il software & IT

Date le sue radici nella produzione, Kanban si adatta naturalmente anche ai processi aziendali non IT, con enormi vantaggi per le organizzazioni che desiderano diventare snelle e agili e fornire prodotti e servizi di alta qualità in modo reattivo.

Mentre le organizzazioni di prodotti e servizi di medie e grandi dimensioni, in particolare le aziende manifatturiere hi-tech, stanno implementando iniziative Lean / 6-Sigma da diversi anni, Kanban abilita tutti i tipi di aziende e funzioni aziendali come HR, Marketing, Sales , Approvvigionamento e così via.

Kanban viene applicato anche in contesti di gestione dei progetti tradizionali come h come progetti di costruzione e ingegneria. come costruzioni e progetti di ingegneria. Unampia varietà di organizzazioni, società di personale, organizzazioni di reclutamento, agenzie pubblicitarie, compagnie assicurative e molti altri stanno cercando Kanban per snellire le loro operazioni, eliminare gli sprechi e migliorare notevolmente la produttività e la qualità.

Risorse aggiuntive che potrebbero essere di interesse su Kanban –

• Come si inizia?
• Che cosè Scrumban?
• Che cosè una lavagna Kanban?
• Come posso gestire il mio progetto / funzione utilizzando Kanban?

Puoi anche iscriverti ai prossimi webinar su Kanban o guardare alcuni fantastici webinar precedenti condotti da leader di pensiero come David Anderson e molti altri leader di pensiero!

Se vuoi esplorare SwiftKanban, puoi dare unocchiata al nostro ricco set di funzionalità o se stai cercando una registrazione gratuita della lavagna Kanban per SwiftKanban qui! Se hai domande immediate, chiedi a uno dei nostri rappresentanti di vendita allindirizzo [email protected]