43 Modelli ed esempi di dichiarazione sullambito del progetto
Un ottimo esempio di ambito del progetto è uno strumento efficace tipicamente utilizzato nella gestione del progetto. Viene utilizzato per spiegare i risultati più importanti di un progetto. Questi includono le tappe principali, i requisiti di livello superiore, le ipotesi e le limitazioni. È estremamente utile creare un documento del genere per aiutare nel processo decisionale durante il processo di progetto. Soprattutto quando si pensa a richieste di cambiamento per modificare lambito del progetto. A parte questo, stabilisce anche le limitazioni di un progetto specifico e chiarisce quali risultati sono allinterno e allesterno dellambito.
Un modello di ambito del progetto viene utilizzato per stabilire tutto il lavoro e le attività che devono essere completate nel progetto. Descrive:
- tutto ciò che deve essere realizzato durante il progetto,
- i risultati oi prodotti finali che devono essere forniti dal cliente in un dato momento, entro un budget specifico,
- i limiti del lavoro e delle attività, che consentiranno ai membri del progetto di valutare correttamente quale è parte e non parte dello sforzo necessario.
Per essere in grado di definire lambito del progetto, il project manager deve lavorare con tutti gli altri partecipanti al progetto. I partecipanti includono i membri del team, i clienti o clienti, gli sponsor esecutivi e le principali parti interessate. Lavorano tutti insieme per comprendere ed essere in grado di descrivere loutput richiesto per liniziativa del progetto. Questo output è noto anche come deliverable. Il costo o almeno una gamma di costi soddisfacente viene verificato nella pianificazione e nella stima delle attività del progetto. Questo è incluso nei risultati finali.
Esempi di ambito del progetto
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Dopo aver determinato i risultati finali, è il momento di fare scopo. Definirà le principali caratteristiche che devono essere incluse e il programma per il completamento dellintero progetto. Una volta che tutti sono daccordo su tutto, può essere finalizzato. Una volta finalizzato, qualsiasi modifica a questo documento deve essere apportata attraverso un processo di modifica attentamente controllato e registrato.
Una volta finalizzato lo scopo del documento, i partecipanti al progetto fanno uso delle informazioni in esso contenute per fare una stima dei loro compiti, il periodo di tempo con cui hanno bisogno di lavorare e il budget.Più specifico è il documento, maggiore è la probabilità che i partecipanti saranno in grado di fornire stime accurate. Tuttavia, ci sono anche casi in cui il documento include anche alcuni elementi che non fanno parte dello scopo effettivo, quindi non fanno parte del lavoro che deve essere fornito.
Gli elementi chiave di una dichiarazione sullambito di un progetto
Realizzare un documento del genere è facile se sai quali elementi devono essere inclusi in esso. Per essere in grado di creare un documento efficace, sarai in grado di usarlo come un potente strumento per il tuo progetto. Continua a leggere per conoscere gli elementi chiave di un buon esempio di ambito del progetto:
Per essere in grado di raggiungere obiettivi efficaci, assicurati di includere il tempo in cui i risultati devono essere forniti insieme al budget o al costo stimato.
Includere tutti questi elementi quando si definisce lambito in modo da ” sei sicuro che sia completo. Prima di passare alla creazione del documento effettivo, è utile conoscere i vantaggi di realizzarlo. Come vedrai nella prossima sezione, è molto utile definire un ambito del tuo progetto.
Modelli di ambito del progetto
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Lambito del progetto è una parte essenziale del processo del progetto. Contiene informazioni importanti su cosa è incluso nellintero progetto e cosa non lo è. In qualsiasi organizzazione, ti verrà assegnato il compito di avviare un progetto, che ha i suoi obiettivi. Prima di iniziare, creare un documento contenente lintero scopo è molto vantaggioso. Ecco i motivi per cui:
- Il documento consentirà al partecipante al progetto così come ai clienti o ai clienti di assicurarsi di essere sulla stessa pagina. Mostra che condividono tutti la stessa visione di quali caratteristiche ci si aspetta, nonché la qualità e il periodo di tempo dellintero progetto.
- Offre ai partecipanti al progetto la capacità di stabilire chiaramente e avere conversazioni con i principali stakeholder. Queste sono le persone o i gruppi di persone che hanno un grande impatto sul progetto, quindi è importante che tu acquisisca il loro supporto.
- Serve ad aiutare i partecipanti al progetto a concentrarsi sul lavoro che devono fare in particolare, al fine di soddisfare le esigenze dei clienti o dei clienti.
- In caso di modifiche da apportare, la dichiarazione servirà come riferimento per la formulazione di stime e la proposta di tali modifiche. Se le modifiche vengono approvate dalle principali parti interessate, la dichiarazione può essere modificata.
- Aiuta i partecipanti al progetto a stabilire le priorità del lavoro che devono svolgere. Ciò consente allorganizzazione di risparmiare molto tempo, denaro e fatica.
- Viene utilizzato come uno strumento efficace nella gestione dei progetti. Puoi usarlo per gestire le aspettative dei tuoi clienti o clienti, bilanciare i carichi di lavoro e aumentare il morale del team, soprattutto nel caso in cui sei in grado di raggiungere traguardi.
Mentre può vedere, fare una simile affermazione è molto importante. Funziona a vantaggio della tua organizzazione principalmente perché mantiene tutti coinvolti nel ciclo e ben informati. Ora esaminiamo alcuni suggerimenti utili che puoi utilizzare per scrivere il tuo documento.
Suggerimenti per scrivere un ottimo esempio di ambito di progetto
Per essere in grado di fare un ottimo esempio di ambito di progetto, lo farai ho bisogno di alcuni suggerimenti utili. Questi suggerimenti ti guideranno nella creazione di un documento SMART. Questo è un acronimo che puoi tenere a mente mentre scrivi il tuo modello.
Questi sono suggerimenti pratici per aiutarti a fare la tua dichiarazione. In realtà, questi sono suggerimenti pratici che possono aiutarti a creare diversi tipi di documenti. Tenere a mente queste guide ti consentirà di creare modelli e rapporti efficaci. Ora andiamo a imparare come scrivere effettivamente la tua dichiarazione per lambito del tuo progetto. Questa è la sezione finale di questo articolo e ti guiderà su come scrivere bene la dichiarazione dellambito del progetto.
Dichiarazione sullambito del progetto
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Writi Lesempio di un ambito di progetto richiede molto tempo e impegno, ma ciò non significa che debba essere difficile. In effetti, se hai tutte le informazioni richieste e alcuni suggerimenti utili, scrivere lintera dichiarazione sarà abbastanza facile. Inoltre, quando continui a scrivere un documento del genere, ogni volta che lo fai il processo diventerà un po più semplice.
Come hai letto in una delle sezioni precedenti, è molto fare una dichiarazione del genere prima di iniziare il progetto. Senza questo documento (e la ricerca che lo accompagna), potresti avere difficoltà a implementare il tuo progetto. Le persone coinvolte nel progetto non saranno molto ben informate, il che porterà a scarse prestazioni e produttività. Lambito definisce i limiti del tuo progetto, quindi se non è chiaramente stabilito, il progetto potrebbe risentirne. Potresti riscontrare ritardi o potresti superare il budget che hai per il tuo progetto.
Il ruolo nella gestione del progetto
Un progetto è fondamentalmente unimpresa non permanente da elaborare un particolare servizio, prodotto o risultato. Pertanto lo scopo del progetto gioca un ruolo importante in esso. Ha stabilito quali attività o lavoro fanno parte del progetto e cosa no. Identifica lo scopo del tuo progetto, gli obiettivi e il modo in cui il progetto raggiungerà gli obiettivi. Quindi, fondamentalmente, definisce lintero progetto.
Limportanza dellambito
Senza uno scopo, il tuo progetto ha unalta probabilità di fallimento. Se non definisci i limiti del progetto, non sarai in grado di aspettarti i rischi e i problemi che si presenteranno. Quando ciò accade, i partecipanti al progetto non avranno idea di cosa fare quando si presentano questi problemi, e quindi il tuo progetto potrebbe finire per bloccarsi e bruciare. Lo scopo contiene tutte queste informazioni importanti, motivo per cui è necessario elaborarlo come primo passo.
La Dichiarazione
Il documento vero e proprio è importante per evitare qualsiasi evento imprevisto e spiacevole che può accadere mentre il progetto è in fase di implementazione. Lo scopo è una dichiarazione importante per i partecipanti al progetto e per i principali stakeholder.Consente la comunicazione prima che il progetto sia effettivamente avviato, risparmiando così alla tua organizzazione molto tempo e denaro.
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Scrittura della dichiarazione dellambito del progetto
- Quando scrivi lo scopo del tuo progetto, hai a ritmo di te stesso. Non affrettarti perché potresti perdere dettagli ed elementi importanti. Ma non impiegare troppo tempo per scriverlo. È probabile che tu abbia una scadenza per inviare questo documento affinché anche il progetto possa iniziare in tempo.
- Sii molto specifico. Più sei specifico, meglio è. Quando specifichi tutte le informazioni nel documento, i lettori lo capiranno più facilmente. Inoltre, non dovrai rispondere a molte domande solo perché le tue dichiarazioni sono vaghe.
- Rendi il tuo documento di buona lunghezza. Non dovrebbe essere troppo lungo o troppo corto. La lunghezza minima di una dichiarazione è quella che fornisce ancora tutte le informazioni rilevanti che devono essere comunicate nel progetto. Se vuoi creare un breve ambito, non includere informazioni che non hanno alcun valore. Le dichiarazioni generali non sono molto utili, quindi puoi scegliere di ometterle. Invece, usa dati specifici che ridurranno il rischio di dover modificare la tua dichiarazione in seguito.
- Se crei un documento troppo lungo, i tuoi lettori potrebbero non essere molto interessati a leggere lintera cosa. Non dedicare troppo tempo alla scrittura del documento. Finché hai annotato tutto ciò che è importante, è abbastanza.
- Includi tutti gli elementi importanti nel tuo documento. Quelli di cui abbiamo discusso in precedenza. Prestare attenzione e dedicare la maggior parte del tempo a scrivere:
- Descrizione generale del lavoro da svolgere;
- I deliverable che saranno prodotti dal progetto insieme alle caratteristiche principali;
- La giustificazione per il tuo progetto per essere in grado di fornire ai tuoi lettori una migliore comprensione dellintero ambito;
- I limiti del tuo progetto o qualsiasi rischio che potresti incorrere durante lintero processo;
- I presupposti rilevanti per il progetto;
- E le inclusioni e le esclusioni per fornire maggiore chiarezza al progetto.
- Crea obiettivi per il tuo ambito che sono molto realizzabili. Non inventare obiettivi che sono impressionanti, ma difficili da raggiungere. Quindi potresti finire per rovinare il tuo progetto dallinizio.
- Inoltre, prova a elencare tutte le incertezze a cui puoi pensare. In questa fase, potresti non conoscere tutti i limiti del tuo progetto, ma potresti avere unidea migliore delle incertezze. Le incertezze possono diventare rischi durante limplementazione del progetto. E questi rischi possono trasformarsi in problemi che ritarderanno il tuo progetto o causeranno problemi in termini di costi o budget. Quando elenchi le tue incertezze, devi anche scrivere come le gestirai. Puoi:
- Accetta le incertezze come rischi. Se i rischi si verificano, almeno sei preparato per loro. Annota cosa è necessario fare se finisci per doverli affrontare. Più sei preparato ai rischi, meglio è per il tuo progetto.
- Trasferisci il rischio a unaltra parte.Se corri nel rischio che avevi elencato, puoi trasferire la responsabilità a una terza parte. Se la terza parte è daccordo, sei coperto e il tuo progetto non dovrà subire ritardi.
- Riduci il rischio. Una volta che sai quali sono i rischi, puoi fare qualcosa al riguardo. Lavora con i piani che hai fatto per ridurre i rischi di incertezza.
- Definire le incertezze è importante nella tua dichiarazione per mantenerti preparato a qualsiasi cosa.
- Quando hai raccolto tutte le informazioni di cui hai bisogno, è ora che inizi a scrivere il tuo documento. Questo è il passo più lungo del processo che richiederà molte riflessioni e sforzi. Se non hai già realizzato una bozza, assicurati di includere quanto segue:
- Fai un elenco di tutte le principali parti interessate del tuo progetto. Questo è importante in modo da avere unidea del tuo pubblico e sarai in grado di scrivere il tuo documento per loro.
- Quando scrivi i limiti del tuo progetto, scrivili in forma di punto elenco. Inoltre, prova a scrivere le informazioni pensando al punto di vista degli stakeholder. Assicurati che i tuoi punti siano facili da leggere e comprendere.
- Prendi nota di tutti i principali rischi che potrebbero ostacolare il successo del tuo progetto. Questo ti aiuterà a pianificare le azioni necessarie da intraprendere quando si presentano.
- Prendi nota dellobiettivo principale del progetto. Il tuo progetto può avere più di un obiettivo, ma devi sapere qual è il più importante.
- Elenca tutti i confini più rilevanti così come i rischi del progetto.