Assunzione di un appaltatore indipendente vs assunzione di un dipendente

Che cosè un appaltatore indipendente?

Un appaltatore indipendente può essere una o più persone che lavorano in unattività separata dalla tua. Ciò include freelance (come artisti, pianificatori o web designer, una società esterna (ad esempio che svolge lavori di pulizia), un professionista come un avvocato o un preparatore fiscale – chiunque paghi per servizi e che non sia un dipendente. Gli appaltatori indipendenti sono considerati lavoratori autonomi, proprietari dei propri affari.

Documento n. 1 – Modulo W-9

Quando assumi un lavoratore esterno, devi prima ottenere i suoi dati fiscali prima di poter iniziare a pagarli. Ogni imprenditore indipendente deve compilare un modulo W-9, che è una richiesta di identificazione e certificazione del contribuente. a scopo del modulo è

• Certificare lID del contribuente della persona (EIN o numero di previdenza sociale),
• Certificare che la persona non è soggetto a ritenuta alla fonte (spiegata di seguito) e
• Certifica la loro esenzione da determinati tipi di rapporti e pagamenti.

Parte I del modulo contiene informazioni generali sul contribuente, tra cui:

• Numero di identificazione del contribuente,
• nome e indirizzo e
• Classificazione fiscale federale (tipo di attività).
• Esenzioni dalla ritenuta dacconto e dai rapporti FATCA.

La Parte II è lID del contribuente del beneficiario.

La Parte III è una dichiarazione di certificazione.

Responsabilità del datore di lavoro per il modulo W-9

Modulo di deposito W-9. Non è necessario inviare il modulo allIRS. Tienilo nei tuoi file per quel beneficiario, in modo da poterlo mostrare a un revisore se necessario.

Ritenuta alla fonte. Potresti ricevere una notifica dallIRS che lID contribuente del beneficiario non corrisponde ai record IRS. In questo caso, devi iniziare la ritenuta di riserva per questa persona. A partire dalla data in cui lordine designa, trattenere il 24% del importo del pagamento da ogni pagamento. Devi anche effettuare pagamenti allIRS degli importi trattenuti e presentare un rapporto (Modulo 945). Se non raccogli rapporti di backup come richiesto, potresti essere responsabile per limporto non riscosso.

Esenzioni dalla ritenuta alla fonte. Se un beneficiario afferma di essere esente dalla ritenuta alla fonte, puoi fare affidamento su questo reclamo a meno che tu non abbia la reale conoscenza che il codice o la classificazione del beneficiario esente non è valido.

Rapporti FATCA. La legge FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) richiede che le istituzioni finanziarie estere e altre entità estere segnalino le attività estere detenute dai titolari di conti statunitensi o siano soggette a ritenuta su alcuni pagamenti. Un istituto finanziario statunitense con un conto negli Stati Uniti non ha bisogno di ottenere un codice di esenzione per questa segnalazione.

Se ricevi un modulo W-9 con un codice di esenzione FATCA e sai che la persona è una persona statunitense specifica, non puoi fare affidamento sul modulo per trattare la persona come esente dalla segnalazione FATCA.

Segnalazione W-9 reddito . Devi avere un W-9 in archivio per ogni contraente indipendente in modo da non dover trattenere le imposte sul reddito da quella persona. Quindi, a partire dal 2020 e in avanti, hai le informazioni per creare un modulo 1099-NEC per quello persona per lanno fiscale.

Documento n. 2 – Curriculum e riferimenti

Prima di assumere qualcuno, dovresti richiedere e conservare una copia dei documenti che dimostrano le qualifiche di questo persona per il lavoro svolto. Nella maggior parte dei casi, vorrai un curriculum, non una domanda di lavoro. Chiedi referenze a clienti o clienti precedenti e persone legate al lavoro che conoscono questa persona.

Potresti voler fare un controllo dei precedenti su questa persona, a seconda del tipo di lavoro essendo fatto. Ad esempio, dovrebbe essere controllato qualcuno che ha accesso ai tuoi record finanziari. Puoi anche verificare con lassociazione professionale quel tipo di lavoro nel tuo stato (come lassociazione degli avvocati di stato o il consiglio statale CPA).

Documento n. 3 – Un contratto scritto

Per ogni appaltatore indipendente che lavora per la tua azienda, dovresti avere un contratto firmato in archivio, firmato da entrambe le parti. Potrebbe sembrare eccessivo richiedere di avere un contratto per ogni rapporto di appaltatore indipendente, ma alcuni accordi devono essere messi per iscritto. Il contratto protegge entrambi in caso di controversia.

Alcuni problemi che devono essere affrontati in questo contratto e alcuni termini che devono essere inclusi:

• Lambito del lavoro, incluso il momento in cui il lavoro deve essere svolto e le scadenze
• Importi e tempistiche dei pagamenti, quando i pagamenti sono dovuti, cosa succede se i pagamenti non vengono effettuati
• Proprietà di il lavoro – lappaltatore o la società che assume.

Potresti anche volere accordi aggiuntivi

A seconda del tipo di lavoro svolto e delle esigenze specifiche della tua attività, potresti voler ottenere altri accordi, a seconda del tipo di lavoro della persona . Questi sub-accordi (a volte clausole in un contratto) sono chiamati patti restrittivi perché limitano ciò che lappaltatore indipendente può fare.

Un accordo di riservatezza (a volte chiamato un accordo di non divulgazione) impone al contraente di mantenere riservati i segreti commerciali della tua azienda e di non condividerli con altri a meno che non sia daccordo.

Definisce un accordo di non concorrenza eliminare le restrizioni per il lavoratore a contratto di lasciare la tua azienda e portare i tuoi clienti o clienti in unaltra azienda ny. Di solito è scritto per limitare le azioni di qualcuno per attività specifiche, per un periodo di tempo specifico e allinterno di una particolare area. Alcuni stati (la California, ad esempio) non applicano accordi di non concorrenza, quindi verifica con il tuo stato prima di te provare a inserire una di queste clausole in un contratto.

Un accordo di non sollecitazione impedisce ai dipendenti di lavorare per la concorrenza e può anche essere utilizzato per mantenere un contraente dal rubare i tuoi dipendenti o clienti.

Conservazione dei registri sui lavoratori a contratto

In quanto imprenditore non sei obbligato a consegnare questi documenti a nessuno, ma se sei mai stato sottoposto a revisione da parte dellIRS, o hai bisogno di verificare la relazione, dovrai produrli. Crea un file per ogni appaltatore indipendente che assumi, con questi documenti.