Hogyan lehet 15 perc alatt rendezni a Gmail postaládáját: Tizenhét titok

Egy átlagos alkalmazott irodai idejének 1/3-át e-mailekre fordítja. 142 ezer dollárért (a Bay Area technológiai dolgozó átlagfizetése) évente 47 ezer dollárt fizetünk az alkalmazottaknak a postaládák kezeléséért!

Ez még a legrosszabb sem. Minden alkalommal, amikor abbahagyja az e-mailek ellenőrzését, körülbelül 23 percet vesz igénybe, hogy újra összpontosítson.

A csúnya igazság az, hogy az emberek folyamatosan hozzád fordulnak, akár tetszik, akár nem. . És nem nagyon könnyű figyelmen kívül hagyni ezt az olvasatlan előugró ablakot.

Órákat töltesz e-mailek szitálásával, és meghatározhatod, hogy mit kezdj vele. és végül valóban foglalkozol velük – végül sokkal több időt töltesz a postaládádban, mint amennyit eredetileg terveztél.

Amikor nem tudsz teljesen elmenekülni, de mégis nyugalmadra vágysz, szervezettebbé válsz a legjobb kiút.

Ez a bejegyzés elárulja, hogyan kell a Gmail beérkező leveleket úgy rendezni, hogy ez inkább egy termelékenységi és együttműködési eszköz legyen, és ne zavarjon.

Tegyen relevánsabb e-maileket tetején

Tényleg szüksége van az összes új e-mailre közvetlenül a beérkező levelek tetején? Biztos vagyok benne, hogy nem olvassa el mindet azonnal.

A beérkező levelek rendezettségének nagyszerű módja, ha a releváns e-maileket a tetejére helyezi, például azokat, amelyeket fontosnak vagy csillaggal jelöltek.

A Gmail öt lehetőséget kínál a beérkező levelek rendezésére.

• Lépjen a beállításaihoz (a fogaskerék ikon a tetején)
• Kattintson a következő legördülő menüre a beérkező levelek típusához.

És mindegyikük ezt jelenti:

Alapértelmezés: Megjeleníti az e-maileket a beérkezésük sorrendjében – az elrendezést, amelyet minden nap látunk.

Először fontos: A Gmail saját jóslata alapján határozza meg, hogy mely e-mailek fontosak, és a tetejére helyezi őket. postaládáját sárga jelölővel. Minden más alatta marad.

Először olvasatlan: Ez a beállítás az olvasatlan e-maileket jeleníti meg a legutóbbi e-mailek felett. Ez különösen hasznos, ha az olvasást / olvasatlant tennivalóként használja.

Először csillaggal megjelölve: Ez azoknak szól, akik csillagokat használnak a beérkező levelek rangsorolásához. A csillagozott üzenetek jelennek meg először, majd minden más.

Fontos levelek: A Gmail megtudja, hogy milyen e-mailekkel kommunikál a legjobban, és azokat a beérkező levelek tetejére helyezi. Ez nagyszerű azok számára, akiknek sok e-maillel kell megküzdeniük minden nap.

Ez egyike azoknak a Gmail-szervezési tippeknek, amelyekért kezeskedhetek. Csodákat tett számomra az olyan e-mailek távol tartása terén, amelyekkel nem akarok azonnal foglalkozni.

Szabaduljon meg a nem sokat használt fülektől

Nem szabad Nem kell, hogy mind az öt fül legyen a Gmailben. Letilthatja azokat, amelyeket nem sokat használ. Az egyetlen fül, amelyet nem tilthat le, az Elsődleges fül.

A következőket kell tennie:

• Kattintson a Beállítások gombra.
• A legördülő menüből , kattintson a Beérkező levelek konfigurálása
• Válassza ki az engedélyezni vagy letiltani kívánt füleket.

Vigyázzon itt: Ha letilt egy lapot, annak üzenetei megjelennek az Elsődleges lapon. Mindig távolítsa el azokat, amelyek nem sok e-mailt kapnak. Az egyik a Gmail szervezet számára!

Használja a Címkéket a Gmail rendezéséhez.

A Gmail egy címkealapú rendszer. Az Inbox, a Kuka, a Piszkozatok – technikailag címkék.

A címkék nagyszerű módot kínálnak a Gmail rendszerezésére. Olyanok, mint a címkék, amelyeket hozzáadhat az elküldött vagy kapott e-mailekhez. A nagyszerű dolog az, hogy több címkét is hozzáadhat egy e-mailhez. Egy másik funkció, amelyet szeretne, a színek hozzáadása a címkékhez.

A Gmail címkéket is alkalmazhat az e-mailekre, amikor megérkeznek, ezzel megtakarítva a kézi erőfeszítéseket. Például az ügyvédek összes e-mailt feliratozhatja Dokumentumok címkével. Mindössze annyit kell tennie, hogy létrehoz egy Szűrőt.

Kapcsolódó bejegyzés: Minden, amit tudnia kell a Gmail címkéiről

Automatizálja a csapathoz rendelendő e-maileket (továbbítás nélkül)

A kapott e-mailek nagy számához másnak kellene a csapattól dolgozniuk.

A Gmail rendszerezésének szokásos módja az e-mailek szitálása és továbbítása a csapattársaknak – abszolút időpazarlás.

Ha sok e-mailt delegál a csapatához, ki kell próbálni a Hiver-t. Megadhatja azokat a feltételeket, amelyek alapján az e-maileket automatikusan társítják a csapattársaihoz.

Tegyük fel például, hogy van egy csapattársa, aki gondoskodik róla az összes e-mailt a szállítási partnertől. A Hiver használatával az összes bejövő e-mailt automatikusan az e-mail címükhöz rendelheti hozzá.

Ezenkívül több feltételt is megadhat, például a feladó e-mailt és egy konkrét szót a tárgysorban.A lehetőségek alapvetően végtelenek. Próbálja ki

Hagyja abba az e-mailek írását a belső beszélgetésekhez

Az egyetlen módja annak, hogy mindannyian elárasszuk a mieink és a csapattársaink postafiókjait – e-maileket küldünk olyan dolgokról, amelyek egyébként nagyon jól megoldhatók.

Ha egy témának sok szempontja van, amelyeket meg kell magyarázni vagy meg kell vitatni, vigye el személyes találkozóra. Ha az utolsó pillanatban lemondják az értekezleteket, összejöveteleket vagy interjúkat, szóljon nekik személyesen, vagy használja a telefont.

Ha semmi más nem tűnik elég megvalósíthatónak, van egy üdülőhely, amely varázslatként működik minden egyes alkalommal – Jegyzetek e-mailben.

A Jegyzetek olyan üzenetek, amelyeket írhat a csapattársainak, és közvetlenül a megvitatott e-mail szál mellett jelennek meg (ellentétben a Slack vagy a Hangouts szolgáltatással, ahol meg kell mondania az embereknek, hogy melyik e-mailt küldi Önnek. és mi történt, és mindezekről).

A csevegéssel ellentétben mindig visszaléphetsz, és megnézheted mit beszélgetett egy szálról – soha nem veszíti el a kontextust.

A Notes segítségével kliens információk cseréjére, tippek felajánlására vagy alapvetően bármi másra vonatkozik, ami nem jár egész történet megírásával. A beérkező levelek feloldása felé tett minden lépés megéri.

Archiválja azokat az e-maileket, amelyekre a közeljövőben nincs szüksége

Sokszor csak azért nem törölünk e-maileket, mert később szükségünk lehet rájuk. Aztán folyamatosan halmozódnak, mintha nincs holnap.

Például minden alkalommal, amikor vásárol valamit egy szállítótól, nyugtát küldenek. Most nincs szüksége rájuk, de hasznosak lehetnek, amikor az év végén elvégzi számláit. Itt jelenik meg az archiválási funkció.

Az archiválás nem törli az e-mailt, hanem eltávolítja a postaládájából. Ők is kereshetőek maradnak. A Gmail postaládája jobban szervezett. Mindenki nyer!

Válasszon ki egy e-mailt, és keresse meg a fájlszerű ikont a tetején. Kattintson rá, és kész.

Az archiválást szűrők segítségével is automatizálhatja – ezt a következő pontban fejtem ki .

Használjon szűrőket a gyakori műveletek automatizálásához

A Gmail valóban erős szűrési képességgel rendelkezik. Szűrheti az e-maileket tárgy, feladó, címzett, tartalom és egyebek szerint. Miután szűrte az üzeneteket, utasíthatja a Gmailt, hogy mit kezdjen velük – címkézze fel őket, állítsa be az elsőbbséget, döntse el, hogy az e-mailek bejutnak-e a beérkező levelek közé.

Amit igazán szeretni fog, az az automatikus szűrés . Beállíthat kritériumokat és műveleteket – minden feltételnek megfelelő e-mailt a Gmail automatikusan kezel.

Csak egy speciális keresést kell elindítania. Kattintson a szürke nyílra a keresősáv jobb szélén.

És egy legördülő menü nyílik meg.

Írjon be egy e-mail címet, és kattintson a felugró ablak jobb alsó sarkában található “Szűrő létrehozása ezzel a kereséssel” elemre.

Például, ha kap egy csomó hírlevelet, amelyek nem érdekelnek, létrehozhat egy szűrőt, amely automatikusan archiválja az összes e-mail címet.

Szűrők használatának módjai a Gmail rendszerezéséhez:

• Csillagozzon minden fontos e-mailt (mondjuk bankja) )
• E-mailek automatikus továbbítása egy adott címről
• Egy bizonyos szót tartalmazó e-mailek archiválása (mondjuk Ingyenes próba)

Megfelelő szűrőkkel könnyedén takaríthat meg hetente órákat. Nézze meg ezt a kimerítő útmutatót a Gmail szűrőkhöz

Kísérletezzen a Gmail Advanced szolgáltatással (több postaládát szeretne)

Ha még nem ismeri a Gmail Advance-t (korábban Labs), akkor először azt kell tudnia, hogy ez a tesztelő terep Google. A sikeresek a szokásos Gmail-képességekké válnak, mások pedig elbújhatnak – de mindenképpen érdemes lövést készíteni.

Az egyik funkció, amely évek óta része a Gmail Advanced-nek, a Több beérkező levél. Lehetővé teszi több panel létrehozását, amelyek mindegyike az e-mailek bizonyos kategóriájának megjelenítésére szolgál, az e-mail típusa, témája vagy személyes preferenciái alapján.

Lehet e-mailje egy adott feladótól, vagy olyan e-mail, amelyen szerepel egy bizonyos címke különálló postafiókban jelenik meg.

Például felvehet címkéket, például válaszra, teendőkre, projekt lemaradásra és heti olvasásra – minden adott címkével ellátott e-mail megjelenik a megfelelő beérkező levelek:

Ez egy hasznos videó, ha azt szeretné, hogy a Gmailt több beérkező levél segítségével rendezhesse.

Asztali értesítések beállítása az új e-mailekhez

Ha ügyfélközpontú szerepet tölt be, akkor biztosak vagyunk benne, hogy sok e-mailt kap minden nap. Ha a valós idejű elkötelezettséget részesíti előnyben, akkor javasoljuk az asztali értesítések beállítását. Így minden alkalommal, amikor új e-mailt kap, értesítések jelennek meg a képernyő jobb felső sarkában.

Az asztali értesítések engedélyezéséhez tegye a következőket:

• Menjen a beállításaihoz (a fogaskerék ikon a tetején)
• Általánosságban Beállítások menüben görgessen az Asztali értesítések elemhez, és kattintson a rádiógombokra az engedélyezésükhöz.

Szakértői tipp: Néha az asztali értesítések bosszantók és elterelőek is lehetnek. Annak elkerülése érdekében, hogy ebbe a csapdába essen, kapcsolja be az asztali értesítéseket a csak “Fontosnak” megjelölt e-mailek esetén.

A nudgek bekapcsolása

A rengeteg spam e-mailnek köszönhetően gyakran nagyon könnyű elmulasztania egy fontos e-mailt a Gmailből. A Nudge egy olyan algoritmus a Gmailben, amely visszahozza az e-maileket a beérkező levelek tetejére, ha még nem érkezett válasz. te vagy a címzett küldte el. Nagyon jó, ha állandó emlékeztetőkre van szükséged, ha válaszokat vagy utólagos üzeneteket szeretnél küldeni a fontos e-mailekre.

A Gmail mozdulatainak kétféle típusa van:

• Javasoljon válaszolandó e-maileket: Azok az e-mailek, amelyekre esetleg elfelejtett válaszolni, a beérkező levelek tetején jelennek meg.
• Javasoljon e-maileket a nyomon követésre: Azok az elküldött e-mailek, amelyekre esetlegesen nyomon kell lépnie, a következő címen jelennek meg: a beérkező levelek tetején.

A Nudges funkciót be- és kikapcsolhatja a beállításai “Általános” lapján.

Fontos üzenetek csillagozása

A Gmail mindig mindent megtesz annak felismerésére, hogy mely e-mailek vannak (mindkettő az egyes üzenetek, valamint a szálak) fontosabbak számodra, mint a többiek. Ezeket általában a „Fontossági jelölőkkel” (sárga nyíl közvetlenül a csillag mellett) emeli ki.

A közelmúltig a Gmailben az alkalmazáson belül voltak mutatók, amelyek tisztázták, miért jelöltek meg egy e-mailt fontosként, szemben a “a varázsszónk szerint fontos”, amit most mond.

Bár a Gmail nagyrészt még mindig sikerül a fontos e-maileket helyesen megjelölni, vannak esetek, amikor mégis sikerül elrontani a dolgokat.

Annak érdekében, hogy az algoritmus jobban működjön az Ön számára, feltétlenül saját maga jelölje meg a fontos üzeneteket – így az algoritmus végül gyorsan felzárkózik. Ennek egyik módja a Fontossági jelölők manuális hozzáadása / eltávolítása. ez az üzenetek csillagozásával történik.

A Gmailben a Csillagokat az egyes üzenetekhez egyetlen szálban használják, míg a Fontossági jelölőket a teljes e-mail szálakhoz. A Csillagok és a Fontossági jelölők segítenek a Gmail-keresések gyorsabb rendezésében is, ezért feltétlenül érdemes időt szánni ezek hozzáadására.

Mu te Beszélgetések

Ha eleged van abból, hogy elakadt a munkatársak / ügyfelek közötti e-mail beszélgetésekben, amelyek nem feltétlenül vonnak be téged? Ekkor a Gmail ‘Beszélgetések elnémítása’ funkciója csak neked szól.

Némíts el egy beszélgetést a Gmailben, és nem fogsz látni további kapcsolódó üzeneteket a postaládádban. Az összes e-mailt, amelyet a némítás után adunk a beszélgetéshez, továbbra is tároljuk a Gmail-fiókjában, de automatikusan archiváljuk. Továbbra is képes lesz keresni a beszélgetést és megtekinteni az új üzeneteket.

Ha el akarja némítani a beszélgetést a Gmailben, nyissa meg a beszélgetést, majd kattintson a „Tovább” legördülő menüre. Válassza a „Némítás” lehetőséget a lista és a beszélgetés archiválásra kerül.

A beszélgetés szálába küldött új üzenetek nem jelennek meg a beérkező levelek mappában, de hozzáadható az archívumhoz.

Pro tipp: A némított beszélgetések gyorsabb megtalálásához írja be az “is: muted” szót a Gmail keresősávba.

A beszélgetés némítását bármikor visszavonhatja. , egyszerűen keresse meg a némított beszélgetést, és törölje az „Elnémítva” címkét az e-mail szálból.

Használja a Gmail Intelligens válasz és Intelligens írása opcióit

A Gmail „Intelligens válasz” funkciója javasolt rövid kifejezésekkel válaszol a kapott e-mail tartalma alapján.

Az Általános beállítások lapon bekapcsolhatja az intelligens választ a Gmail számára.

A szolgáltatás használatával rákattinthat a javasoltra rövid válaszokat, amelyeket válaszként szeretne használni, és elküldi azokat a jelenlegi állapotában, vagy szerkessze a választ, mielőtt a küldés gombra kattintana.

Ez különösen akkor hasznos, ha gyors válaszokat kell indítania az e-mailjeire.

Az Intelligens írás épít az intelligens válasz gondolatára, de segít teljes hosszúságú válaszok összeállításában az e-mailekre, nem csak rövid kifejezésekkel.

(kép jóvoltából: a Google Blog)

Az intelligens írást a Gmail Általános beállításai lapján kapcsolhatja be.

Pro tipp: Használja az Intelligens írási testreszabás lehetőséget, hogy az intelligens írási beállítás alkalmazkodjon az írás stílusához és javítsa az írási javaslatokat.

Be lehet kapcsolni az Intelligens funkciót A Testreszabás szerkesztése a Gmail Általános beállításai lapján.

Válaszoljon gyorsabban az e-mailekre a Tárolt válaszok segítségével

Ha azt tapasztalja, hogy ugyanazokat a típusú válaszokat írja be több ügyfélnek vagy munkatársnak, fontolja meg a letelepedést g up Konzervált válaszok (sablonok).

A konzerv válaszok olyan e-mail sablonok, amelyek lehetővé teszik, hogy előre meghatározott szövegű e-mailekre válaszoljon.

A sablonokat a Gmail beállításainak „Speciális” lapján engedélyezheti.

A küldés visszavonásának aktiválása

Ennek a Gmail egyik legkényelmesebb funkciójának kell lennie. Ha valaha is küldött e-mailt egy nem szándékolt címzettnek, vagy elgépelt egy e-mailt, akkor nem ismeretlen a szörnyű zavartság.

Szerencsére a Gmail rendelkezik a Küldés visszavonása opcióval. amellyel akár 30 másodpercig is elküldheti az e-maileket az elküldés után.

Ezt az opciót a Gmail beállításainak Általános beállítások lapján engedélyezheti.

Miután engedélyezte ezt, nem kell pánikba esnie egy rossz címzett vagy elírási hiba miatt. Ehelyett most öt és 30 másodperc között marad a küldés ”E-mailt, és tegyen lépéseket a hibák kijavítására.

Az egérmutató műveletek engedélyezése

A Gmail 2018 áprilisában bemutatott új megjelenésével a Gmail lebegő műveleteket vezetett be. Vigye az egérmutatót a beérkező levelek bármelyik e-mailje fölé, és gombok gyűjteménye jelenik meg.

Ezek a gombok szintén Az „egérmutató műveletek” elnevezéssel gyorsan kattinthat egy e-mailre. Archiválhatja az e-maileket, törölheti őket, olvasatlanként jelölheti meg, vagy akár el is halaszthatja azokat. Ez egy kicsi funkció, amely sokkal gyorsabbá teszi az e-mailekkel való interakciót.

Az egérmutató műveletek bekapcsolhatók a Gmail beállításainak Általános lapján.

E-mailek elhalasztása későbbre

A Gmail lebegő műveleteiről szólva mostantól lehetősége van e-mailek elhalasztása is. Ez az opció csak azért távolítja el az e-maileket a beérkező levelek mappájából, hogy később visszahozza őket. Ez tökéletes minden olyan dologra, amire végre kell lépnie, de most nem tud cselekedni.

A funkció egyszerű: egyszerűen kattintson a Szundi lebegés funkcióra, és válassza ki, hogy mikor szeretné újra látni az e-mailt. Ha letelt az idő, az üzenet biztonsági másolatként jelenik meg a Beérkező levelek mappában.

Néhány eszköz a kezdéshez

Hiver – Az e-maileket automatikusan feladatokként delegálhatja. Írjon jegyzeteket (és ne e-maileket) a belső beszélgetésekhez. Használjon e-mail sablonokat.

Sanebox – A fejlécek elemzésével rangsorolja és összegzi az üzeneteket. A „SaneLater” címke alatt nem fontos e-maileket tárol, hogy később kezelje őket.

Maildrop – Segít elkerülni a spameket.

Unroll.Me – Segítségével az összes hírlevelet egyetlen irányítópultról kezelheti. Meglepően egyszerűvé teszi a leiratkozást.

AwayFind – Lehetővé teszi annak eldöntését, hogy mely e-mailek érjenek értesítést. Választhat, hogy SMS-ben, telefonhíváson, asztali riasztáson vagy az AwayFind alkalmazáson keresztül értesítenek-e.

Összecsomagolás

A munkahelyi zavarások több időt vesznek igénybe, mint gondolná. Kisiklják a mentális fejlődésedet, és az agyadnak eltart egy ideig, amíg újra visszatér a fókuszáláshoz. Tekintettel arra, hogy az e-mailek a munkahelyi figyelemelterelés nagy forrását jelentik, természetes, hogy teszünk valamit ez ellen.

Meglepne, hogy mennyi időt szabadíthat fel csupán a Gmail jobb rendezésével.

Ne hagyja, hogy a beérkező levelek átvegyék az irányítást.