Hogyan küldjön e-mailt professzorának (anélkül, hogy bosszantaná az AF-t)

Minden félévben látom a tweeteket és a Facebook-bejegyzéseket. Professzor barátaim, bosszankodnak. Hallgatóik nem tudják, hogyan kell e-mailt írni, mondják. Valójában arra gondolnak, hogy hallgatóik nem tudják, hogyan kell betartani az akadémia e-mail illemtanának szokásait. Korábban a hallgatói e-mailek is felkeltettek. Amíg rájöttem, hogy van egy egyszerű magyarázat arra, hogy miért nem tudták, hogyan kell megírni őket – még soha nem tanították meg nekik, hogyan. *

De az ügyetlen diákoknak most nincs mentségük, mert képesek olvassa el ezt a bejegyzést. Profs, ossza meg diákjaival. Diákok, ossza meg barátaival. Vagy ne, és légy az egyetlen ember abban az osztályban, akitől profja szívesen fogad e-maileket.

Ez egy sablon, amelyet követhet a professzorhoz intézett e-mail elkészítésénél. Minden elemet az alábbiakban részletezünk.

Tisztelt vezetéknév professzor!

Ez egy olyan sor, amely felismeri közös emberiségünket.

Az Ön osztályában vagyok Név, szakasz száma, amely ezen a napon találkozik. Ez a kérdésem, vagy a szükséges segítség. Megnéztem a tantervet és a jegyzeteimet az óráról és az internetről, és megkérdeztem mást az osztályból, és azt hiszem, hogy ez a válasz, de még mindig nem vagyok biztos benne. Ezt szeretném, ha megtennéd.

Köszönettel való bejelentkezés mindig jó ötlet,
Kedvenc hallgató

1. elem: Üdvözlet

Mindjárt itt állhat meg, ahol megállapíthatja, hogy professzorához fűződő viszonyát szakmai viszonynak tekinti. Használja a “Kedves” szót, vagy ha ez borzalmasan formálisnak tűnik Önnek, használhatja a “Hello” vagy a “Hello” szót. (A “szia” nyomja. Lásd az alábbi megjegyzést a kivételekről.)

2. elem: Megtisztelő

Itt sok hallgató önkéntelenül piszkálja professzorának érzékeny egóját, és igazságérzet a világon. Nem gondoltad, hogy ez a kis szó szuper nagy dolog, de valójában nekik szól. A megtisztelő az a cím, amelyet az ember pozíciójának tiszteletben tartására használnak. Függetlenül attól, hogy Ön, mint hallgató, valóban tiszteletben tartja-e professzorának tekintélyét vagy pozícióját, célszerű úgy viselkedni, mint Ön. Ennek legegyszerűbb módja az, hogy “professzorként” szólítja meg őket. Ha PhD-vel rendelkeznek, technikailag “Dr.” -nak nevezhetik őket. de biztonságosabb vagy a professzorral. Nem minden oktató rendelkezik doktori fokozattal (és sokukban még a professzor szó sem szerepel a hivatalos munkakörükben), de ha főiskolai osztályt oktatnak, akkor a professzor szerepét töltik be, és így is kezelhetők. ”És„ Dr. ” az az, hogy nem követelik meg, hogy bármit is tudjon a professzor nemi identitásáról vagy családi állapotáról. Ha profit “Mrs.” -nek hívja. vagy a „kisasszony”, lord segít.

3. elem: Név

Meglepődhet, hogy a hallgatók milyen gyakran tévesztik el professzoruk nevét. Ez nem nehéz információt keresni , emberek. Ez szerepel az ön tananyagán, az osztály webhelyén, valószínűleg a Google képes is. Használja a vezetéknevüket. Írja ki az egészet. Helyesen írja be. Ha kötőjel van benne, használja mind a neveket, mind a kötőjelet ( ez valóban az egész megfogalmazása és helyes megfogalmazása alá tartozik, de értem, ez egy különleges eset, és valamilyen okból sok zavart okoz, annak ellenére, hogy 2016-os évről van szó.

Kivételek # 1–3 (addig ne próbálkozzon, amíg nem lépett fel a pro emailer státusára)

Használhat kevésbé formális üdvözletet, és az professzor vezetéknevétől eltérő módon szólíthatja meg professzorát az e-mailben, ha és csak akkor, ha kapott egy e-mailt tőlük, ahol nem hivatalos köszöntést alkalmaznak, és mással írják alá, mint a professzor vezetékneve. Például, amikor professzor úr, gyakran jelentkeztem az e-mailjeimen “Prof. P-S ”, mert tudtam, hogy a vezetéknevem hosszú és zavaró az emberek számára. Akkor inkább tetszett, amikor az emberek e-maileket küldtek nekem, a “Prof. P-S” címre. De ne térjen el attól, amit ők maguk neveznek. Soha ne próbálkozzon keresztnévvel, hacsak nem kapott erre kifejezett engedélyt. Ha a prof titkosan csak kezdőbetűvel írja alá e-mailjeit, akkor a legjobb, ha ragaszkodik a professzor vezetéknevéhez. semmilyen körülmények között ne kezdjen e-mailt a “Hey” szóval, mert néhány ember ettől nagyon dühös.

4. elem: Értelmetlen szépség

Soha nem árt ilyet mondani: “Remélem élvezheti a mai szép időt ”, vagy„ remélem, pihentető hétvégét töltött el ”. Ez azt mutatja, hogy a professzorát olyan embernek tekinti, akinek valamilyen élete van. A professzoroknak tetszik, ha olyan embereknek tekintik őket, akiknek az osztályterme kívül él (bármennyire távolról is hasonlíthat ez az igazságra). Nem igazán számít, mit mond itt, sokkal inkább az udvarias érdeklődés rituáléja számít. Ha sikerül kijönnie úgy, mintha valóban komolyan gondolná, akkor bónuszpontok érte.

5. elem: Emlékeztető arra, hogy hogyan ismernek téged

Ez kulcsfontosságú, különösen, ha amikor először veszi fel a kapcsolatot professzorával.Nem számíthat rájuk, hogy emlékszik a nevére a névjegyzékből, vagy hogy képes legyen az arcát a nevével feltüntetni. Ha van valami megkülönböztető képesség benned, ami felpörgetné a memóriájukat, és arra késztetné őket, hogy előszeretettel nézzenek rád, akkor ezt is tedd bele. Például: “Az óra után maradtam, hogy megkérdezzem Önt az egyszeri olvasásról”, vagy “Ülök az első sorban, és kék hajam van”. Ha még nem találkoztál velük, magyarázd el velük a kívánt kapcsolatodat, például “érdekel, hogy beiratkozhassak az osztályodba a következő félévben”. Ha meglehetősen biztos benne, hogy név szerint ismernek, akkor ezt elhagyhatja. De néhány prof nagyon rosszul emlékszik a nevekre, ezért ide is tehet egy csontot. (Ha szerencséje van, ezek a profik eléggé öntudatos és empatikus ahhoz, hogy ne emlékezzen az osztályaiban szereplő vizsgák nevére.)

6. elem: Az e-mail valódi oka

Ez az oka annak, hogy elküldjük az e-mailt, így legyen jó. A legfontosabb itt a be- és kijutás, miközben udvarias maradunk. Tömören fogalmazzuk meg, hogy mire van szükségünk a professzortól anélkül, hogy egy csomó kifogást kínálnánk, vagy túl részletes részletekbe menne, vagy nem hangzana el. mint ha követeléseket teszel fel. Ha nem tudod megmagyarázni, hogy miért küldsz e-mailt egy-két mondatban, fontold meg, hogy időpontot egyeztetj, hogy személyesen találkozzunk a professzorral, ebben az esetben a sorod itt lesz: “Reméltem, hogy találkozhatunk X-ről beszélni. Mi lenne a megfelelő alkalom erre? ” Ha nem tudnak találkozni, és csak e-mailben akarják megbeszélni, értesítik.

7. és 8. elem: Itt bizonyíthatod, hogy csodálatos ember vagy

Az interneten eladó egy póló, amely azt írja: “Ez a tananyag.” Gondolkodjon el egy pillanatig arról, miért van piaca ennek a terméknek. A hallgatók professzoroknak küldött számos e-mailben olyan információkat keresnek, amelyeket a professzor már közölt. Mielőtt elküldené az e-mailt, ellenőriznie kell a tananyagot és a jegyzeteket (és az osztály webhelyét, ha van ilyen), hogy megtudja, valóban megválaszolták-e a kérdését. Nem árt, ha valaki mást is megkérdez az osztályból – ezért meg kell próbálnia megszerezni legalább egy osztálytársának telefonszámát vagy e-mail cím az első héten. Ha valóban elvégezte ezeket a dolgokat, és még mindig van kérdése, akkor a professzorral való kapcsolatfelvétel valóban hasznos információkat nyújt számukra arról, hogy esetleg nem voltak tisztában valamivel.

Ha megpróbálja megválaszolni a saját kérdését, és kiderül, hogy igaza van, ez egy kis időt takarít meg nekik a válaszukban. Például, ha értekezlet létrehozására készül, akkor mondhatja: “A tantervben az áll, hogy ki jég órák kedden 15 órakor. Jöhetek ma kedden 3: 15-kor? ” Ez azt is mutatja, hogy két másodpercnél tovább gondolt az egészre, mielőtt úgy döntött, hogy igénybe veszi az e-mailek olvasási idejét.

9. elem: A kérés szuper udvarias megismétlése

Ha olyan kérdést tesz fel, amelyre válaszra van szüksége, akkor mondhat olyasmit, hogy “Ha a lehető leghamarabb tudatja velem, nagyon megköszönném.” Ha szüksége van rájuk egy űrlap kitöltésére, vagy kapcsolatba lép valakivel az Ön nevében, vagy valami olyasmit tesz, ami több műveletet igényel, mint az Ön e-mailjének megválaszolása, akkor ezt itt egyértelműen közölje. Ez segít nekik feltenni a tennivalók listájába és megszerezni kész.

10. elem: Kijelentkezés

Ha nem biztos abban, hogyan kell bejelentkezni egy e-mailt, akkor a „Köszönöm” kifejezés szinte mindig megfelelő. Megteheti a „Legjobb”, a „Minden jót” vagy a „Tisztelettel”, vagy bármi mást, de a köszönet valamilyen formája itt kettős feladatot jelent mind a bejelentkezés, mind a hála kifejezéseként.

A rejtett 11. elem: A nyomon követés

Ha professzora nem válaszolt az Ön e-mailjére, és a közösségi jelek azt mondják, hogy valószínűleg mostanra gondolták, akkor kíméletes nyomon követést küldhet. a nyomon követés az itt található összes elem felhasználásával, de közvetlenül a 6. elem elérése előtt hozzáadhatja a „Csak az előző e-mailem nyomon követése” c. Nem kell annyiban dörzsölni, hogy elfelejtettek visszaküldeni e-mailt, megkapják a lényeget (és ha valóban elfelejtették, rosszul érezhetik magukat). Ha nem szándékosan küldtek vissza e-mailt, valószínűleg már az első alkalommal bosszantotta őket, és lehet, hogy a lehető legudvariasabb lesz a nyomon követéssel. Mikor biztonságos utólagos emlékeztetőt küldeni? Ezt annak alapján kell felmérni, hogy milyen gyorsan reagálnak a dolgokra, és mennyire súlyos a válaszigénye. Ha várhat egy hetet, akkor várjon egy hetet (vagy amíg személyesen meg nem látja őket).

Miért fontos ez?

A szakmai e-mailek készítésének megtanulása készség magával viheti az úgynevezett való világba. Az udvarias és átgondoltan összeállított kérés sokkal valószínűbb, hogy a kívánt választ kapja. És valljuk be, a professzorok olyan emberek, akiknek olyan érzéseik vannak, akik csak ilyennek akarják kezelni őket.

Úgy gondolhatja, hogy a professzorok, akiket idegesítenek a hallgatói e-mailek, túl érzékenyek és lusták (az ő dolguk, hogy kezeljék ezt a szart, igaz?). És lehet, hogy igazad van. De vegye figyelembe, hogy bár egyszerre csak néhány professzora van, több száz hallgatója lehet. Lehet, hogy ugyanazt a kérdést kapják tíz különböző embertől. Lehet, hogy segédprofesszor, akinek valójában csak az osztályteremben töltött órákért fizetnek (és még ezért sem nagyon fizetnek). Lehet, hogy megtapasztalták azt a mintát, hogy nemük vagy fajuk alapján kevésbé tisztelik az embereket. Tegye az e-mailt olyanná, amellyel nem foglalkoznak barátaival. Most már tudod, hogyan.

* Ez megerősítést nyert számomra, amikor egy csomó egykori hallgatómmal interjút készítettem arról, hogy miként találták ki, hogyan kell navigálni az elektronikus kommunikációban főiskolai karrierjük során. Azok, akik magabiztosnak és hatékonynak érezték magukat, sok tapasztalattal rendelkeztek a családjukon kívüli felnőttekkel való elektronikus kapcsolattartásról, mielőtt valaha is egyetemre kerültek volna. Nem kell annak szociológiai dimenzióibe belemennünk, hogy kinek van ilyen esélye a legvalószínűbb, de valószínűleg kitöltheti az üres helyeket.