Das Ordnungsgesetz

Fast jeder kann das grundlegende parlamentarische Verfahrenskonzept des „Quorums“ definieren – die Anzahl der Mitglieder, die bei einer Sitzung benötigt werden, um gültige Maßnahmen zu ergreifen Roberts Regeln, und Sie werden einige häufige Missverständnisse finden, die die Handlungen von Vorständen und Organisationen tatsächlich dem Risiko von Ineffizienz und rechtlichen Herausforderungen aussetzen.

Mythos 1: Ein großes Quorum ist Best Practice

Wohlmeinende Mitglieder plädieren oft für ein großes Quorum, in der Hoffnung, zu verhindern, dass eine Gruppe ohne eine repräsentative Kohorte von Mitgliedern Maßnahmen ergreift. Ein großes Quorum verhindert jedoch nicht nur Maßnahmen, sondern verhindert häufig Maßnahmen. Viele Gruppen haben Maßnahmen ergriffen Legen Sie ein großes Quorum fest, nur um frustriert zu sein, wenn nur wenige Mitglieder anwesend sind, um etwas zu erledigen. Und niemand hat Zeit zum Brennen. Wir treffen uns, um Dinge zu erledigen.

Das Quorum Ihrer Gruppe sollte also ein Quorum sein genaue Darstellung der Anzahl der Personen, von denen Sie vernünftigerweise erwarten können, dass sie an einem regulären Meeting teilnehmen. Don Stellen Sie das Quorum auf die Anzahl der Personen, an denen Sie teilnehmen möchten oder von denen Sie hoffen, dass sie teilnehmen. Stellen Sie die Anzahl der Personen ein, die tatsächlich teilnehmen, auch wenn es schwierig ist, an der Besprechung teilzunehmen.

Im Allgemeinen benötigen die meisten großen Unternehmen kein Quorum von mehr als 10 Prozent. Schockierend klein, oder? Du wärest überrascht. Viele große Gruppen haben Schwierigkeiten, ein Quorum zu erreichen, das weit über 10 Prozent liegt. Kleinere Gruppen, einschließlich Gremien und Ausschüsse, und möglicherweise bestimmte Arten von Organisationen (z. B. eine Kirche) möchten (und können) möglicherweise eine höhere Schwelle tolerieren.

Natürlich, wenn Sie Ihre festlegen (oder ändern) Stellen Sie sicher, dass Sie die Gesetze Ihres Staates überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten. Beachten Sie, dass die staatlichen Gesetze manchmal andere Quorum-Anforderungen für Verwaltungsratssitzungen als für allgemeine Mitgliederversammlungen haben. Überprüfen Sie auch Ihre Satzung. Die bestehende Quorum-Anforderung wird dort wahrscheinlich vermerkt, und für Anpassungen ist eine Änderung der Satzung erforderlich.

Mythos 2: Quorums verschwinden nie

Einmal ein Quorum, immer ein Quorum, oder? Falsch. Wenn der Vorsitzende weiß, dass kein Quorum mehr vorhanden ist (einige Mitglieder sind zum Mittagessen abgereist oder andere haben das lange Geschäftstreffen satt!), Muss er dies mitteilen, bevor er abstimmt oder einen anderen Antrag zur Diskussion stellt. Mitglieder, die feststellen, dass ein Quorum nicht mehr besteht, können (und sollten) eine diesbezügliche Frage zur Geschäftsordnung stellen.

Es ist richtig, dass, sobald der Vorsitzende zu Beginn der Sitzung das Vorhandensein eines Quorums bestätigt, die ständige Anwesenheit besteht eines Quorums wird angenommen, bis der Vorsitzende oder ein Mitglied etwas anderes bemerkt. Diese Vermutung gibt dem Vorsitzenden oder den Mitgliedern jedoch nicht die Lizenz, das Offensichtliche zu ignorieren und ohne die erforderliche Anzahl von Mitgliedern weiter zu handeln.

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Mythos 3: Eine Gruppe kann nichts ohne Quorum tun

Kein Quorum muss keinen Fortschritt bedeuten. Aber nach Roberts Regeln kann eine Gruppe ohne Quorum keine wesentlichen Maßnahmen ergreifen oder Kündigungen abgeben, selbst wenn diejenigen, die noch da sind, einstimmig abstimmen. Aber hier sind einige der Dinge, die eine Gruppe auch ohne Quorum tun kann:

Rufen Sie die Besprechung auf Bestellung an – Wenn Sie die Besprechung auch ohne Quorum auf Bestellung anrufen, heißt es: „Wir hatten eine Besprechung. Wir haben uns daran gehalten.“ Aufgrund unserer Satzung müssen wir uns X Mal pro Jahr treffen. “ Dies hilft Ihnen, sich von Anschuldigungen fernzuhalten, denen Sie nicht begegnet sind.

Informelle Diskussion von Themen – Nutzen Sie die Zeit, um relevante Themen und Fragen zu besprechen. Auch ohne offiziellen Antrag können Sie einen Konsens herstellen und Klarheit gewinnen Dies spart Zeit, wenn diese Themen zur Abstimmung vorgelegt werden.

Besprechung fortsetzen – Wenn die Geschäftsabwicklung vor der nächsten regulären Geschäftsbesprechung erfolgen muss, verschieben Sie die aktuelle Besprechung einfach zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit in Zukunft. Das fortgesetzte Meeting ist genau das – eine Erweiterung des aktuellen Meetings. Es ist kein separates, spezielles Meeting, das angekündigt werden muss. Aber es gibt Ihnen die Möglichkeit, sich zu einem späteren Zeitpunkt neu zu gruppieren und genug zu bekommen Personen, die wieder im Raum sind, um das zu beenden, was Sie begonnen haben.

Mythos 4: Durchsetzen von Maßnahmen ohne Quorum ist einfach

Schlicht und einfach, Maßnahmen ohne Quorum sind nichtig und nicht durchsetzbar. Sie können Maßnahmen ergreifen und dann versuchen, beim nächsten Treffen eine Ratifizierung durchzuführen. Aber das ist riskant. Bei der nächsten Sitzung ist die Gruppe nicht verpflichtet, etwas zu ratifizieren, das passiert ist, als es kein Quorum gab. Wenn Sie davon ausgehen, dass alles in Ordnung ist, öffnen Sie sich und Ihre Gruppe einer möglichen Haftung. Nicht.

Bestimmen Sie in der Summe die beste Quorumnummer für Ihre Gruppe und halten Sie sich daran. Wenn Sie bei einer Besprechung kein Quorum haben, tun Sie, was Sie können, um die Gruppe voranzubringen, aber warten Sie, bis Sie wesentliche Maßnahmen ergriffen haben.