Snadný průvodce Kotterovým 8stupňovým modelem změny

Změna je obtížná. Zejména v kontextu organizace by změna mohla přerušit současný stav a vést ke konfliktu. Je však nutná změna. A abyste úspěšně implementovali změnu, musíte se spolehnout na správný rámec.

Toto je místo, kde Kotterův 8stupňový model změny vstupuje do hry. Nastiňuje, jak systematicky a efektivně implementovat změny v organizaci.

Tento příspěvek podrobně vysvětluje Kotterův 8krokový model změny, což zjednodušuje proces jeho aplikace ve vaší organizaci.

Co je Kotterův 8krokový model změny

8krokový model změny Johna Kottera je populární rámec pro úspěšnou implementaci organizačních změn a používá se v mnoha průmyslových odvětvích. Byla představena v jeho knize „Leading Change“, která vycházela z let výzkumu, který odhalil, že existuje pouze 30% šance na úspěšnou implementaci organizačních změn.

Změna může přijít jako nové technologie, fúze a akvizice , nové strategie, kulturní transformace atd.

Trochu o Kotterovi

John P. Kotter, profesor na Harvard Business School, je celosvětově známý jako autorita v oblasti vedení a změn.

Jeho nejprodávanější kniha „Leading Change“, která pojednává o chybách, kterých se organizace často dopouštějí při implementaci změn a osmikrokovém procesu úspěšného uskutečňování změn, je manažery obecně označována jako bible změn po celém světě.

Co je 8 kroků v Kotterově modelu změn

Implementace změn není vždy snadná. Bariéry mohou mít různé formy; nedostatek týmové práce nebo vedení, rigidní kultury na pracovišti, arogantní postoje, obecný lidský strach atd. mohou narušit jakýkoli projekt implementace změn.

Kotter zdůrazňuje 8 kroků, které by organizace měly dodržet, aby tyto výzvy překonaly a úspěšně provedly rozsáhlé změny. Následující kroky zajistí, že na konci procesu bude organizace nejen připravena, ale také zavázána k přijetí změn.

Vytvoření pocitu naléhavosti

Proces by měl začít vytvořením pocitu naléhavosti u manažerů i zaměstnanců. Každý, kdo je zapojen, by měl cítit potřebu změny, nebo je tato změna zásadní pro růst organizace. Bez jejich podpory znesnadní udržení dynamiky iniciativy změny a dosažení trvalé transformace.

Cílem tohoto kroku by měla být příprava zaměstnanců na nadcházející změnu a motivace k nabídce jejich příspěvek.

Aby byl tento krok úspěšný, zhruba 75% managementu organizace by mělo podporovat iniciativu změny. Aby bylo možné vytvořit prostředí, kde si každý bude vědom existujícího problému

• Identifikovat existující hrozby a příležitosti ovlivňující organizaci. Zde můžete s týmem použít SWOT analýzu. Na základě toho pak můžete vyvinout budoucí scénáře zobrazující, co by se mohlo stát

• Otevřeně diskutujte se zaměstnanci o tom, co se v současné době děje a proč je nutná změna
• Vytvořit fórum, o kterém byste mohli mluvit problémy, hrozby a možná řešení
• Požádejte o podporu zúčastněné strany a odborníky z oboru, aby podpořili váš postoj

Spojení hlavní koalice

Tento krok je věnován sdružování kompetentního týmu se správnými dovednostmi, kvalifikací, reputací, spojením a dostatečnou mocí k vedení úsilí o změnu a ovlivňování zúčastněných stran.

Velikost týmu se bude lišit v závislosti na povaze navrhované změny. Efektivní tým by však měl zahrnovat následující příznivce,

• Sponzor: obvykle je to vedoucí pracovník, který bude odpovědný za iniciativu změny. Mezi jeho odpovědnosti patří poskytování podpory na výkonné úrovni a zdroje potřebné k provádění iniciativy změny.
• Vedoucí tým seniorů: členy zde vybírá sponzor. Skládá se z jednotlivců (vedoucích) s dostatečnou autoritou v dané oblasti, aby mohli rozhodovat a shromažďovat příslušné zdroje a podporu pro projekt. Tým bude odpovědný za rozvoj vize a strategií, poskytování zdrojů, odstraňování překážek, vedení organizace během procesu, řešení konfliktů a komunikaci se zúčastněnými stranami.
• Registrovaný tým vedení: zahrnuje vysoce důvěryhodné a respektované lidi, kteří zastupují volební obvody v organizaci, které se na změně podílejí. Jejich rolí je komunikovat vizi a vést organizaci procesem.
• Týmy změn: jedná se o skupiny manažerů a nadřízených, jejichž odpovědností je zajistit, aby úkoly byly úspěšně dokončeny včas. Budou také hrát roli v designu a nasazení programu změn.

Jakmile je tým sestaven, zaměřte se na stanovení jasných cílů a vytvoření prostředí důvěry a závazku. Efektivní tým by měl mít

• společné chápání potřeby změny
• společné chápání poslání a účelu týmu i cílů a záměrů snaží se dosáhnout
• mít jasnou představu o vzájemných rolích a odpovědnosti a také o výkonnostních opatřeních
• pochopit rizika a výzvy spojené s iniciativou změny a faktory úspěchu
• Mít jasné procesy pro měření úspěchu, rozhodování, sledování problémů a řešení konfliktů
• Mít jasné komunikační kanály

Rozvoj vize a strategií

Cílem tohoto kroku je vytvořit rozumnou vizi k nasměrování iniciativy a vyvinout účinné strategie, které týmu pomohou dosáhnout. Pomůže vytvořit obrázek o tom, jak vypadá budoucnost organizace po provedení změny.

Správná vize pomáhá úspěšně dosáhnout změny tím, že inspiruje a vede týmové akce a rozhodnutí. Měl by také definovat jasné a realistické cíle, které pomohou snadno měřit úspěch a přitahovat zájem zúčastněných stran společnosti.

Chcete-li stanovit jasnou a přitažlivou vizi,

• Přiřaďte ji k hodnotám ústředním pro organizaci a iniciativu změny
• Přijměte myšlenky zaměstnanců, když rozvoj vize
• Zajistěte, aby bylo možné snadno komunikovat a aby všichni snadno pochopili
• Začlenit data, jako jsou prognózy, údaje z průzkumů trhu, obchodní trendy atd.
• Zajistěte, aby to bylo dostatečně jednoduché, aby to bylo vysvětleno do pěti minut nebo méně

Komunikace vize změny

V tomto kroku se zaměřujeme na efektivní komunikaci vize a strategie způsoby, které pomáhají povzbudit zbytek organizace k přijetí a podpoře iniciativy na změnu.

Cílem je chytit srdce a mysli zaměstnanců; přimět je, aby se obětovali na podporu změny, přimět je, aby věřili, že změna je možná, a výsledné výhody jsou pro to nejlepší z organizace i pro sebe.

Abyste toho dosáhli efektivně,

• Komunikujte vizi a strategie tak často, jak jen můžete, a začleňte je do každodenního rozhodování, řešení problémů a akcí
• Projděte se. Je důležité, aby vrcholový management prokázal ideální chování, které očekává od ostatních zaměstnanců.
• Podporujte zpětnou vazbu od zaměstnanců a otevřeně a čestně řešte jejich úzkosti, problémy, hněv a obavy
• Při komunikaci používejte jednoduchá slova, abyste předešli nejasnostem a pochybnostem.
• Využijte všech organizačních komunikačních kanálů, abyste dostali slovo. To může zahrnovat platformy, které se liší od e-mailů a zpravodajů až po firemní intranet.

Odstranit překážky akce

Při implementaci změn v celé organizaci se často mohou vyskytnout překážky. Překážky mohou přijít v podobě nedostatečných procesů, odporu vůči změnám samotnými zaměstnanci, zbavení odpovědnosti manažerů, organizační politiky a její struktury atd.

A v tomto kroku by se měla vedoucí koalice a vrcholový management zaměřit na odstranění takových překážek, které blokují cestu organizace k dosažení vize změny.

• Jasně pochopte bariéry v organizaci, které blokují implementaci změn. V tomto kroku může pomoci vedoucí koalice složená ze zaměstnanců s různými odbornými znalostmi. A otevřená komunikace se zaměstnanci a zúčastněnými stranami může také pomoci identifikovat překážky.
• Zajistěte, aby byly organizační procesy, struktury, zásady, systémy odměn atd. v souladu s novou vizí změny.
• Uznávejte a odměňujte zaměstnance, kteří aktivně pracují na implementaci změn
• Umožněte zaměstnancům dělat maximum a úspěšně čelit výzvám tím, že jim poskytnete nezbytné školení, koučování a vedení.

Dosáhněte krátkodobých vítězství

Dosažení úplné skutečné transformace může nějakou dobu trvat. Jít tak dlouho bez vítězství na oslavu může zaměstnance odradit. Abychom udrželi dynamiku a povzbudili zaměstnance k další podpoře iniciativy, je důležité mít krátkodobé cíle, které je třeba splnit a oslavit na začátku procesu změny.

Krátkodobé vítězství je organizační zlepšení, které lze provést v krátkém časovém období. Taková rychlá výhra by měla být viditelná v celé organizaci, jednoznačná a související s iniciativou změny.

• Identifikujte možné krátkodobé výhry; například by to mohlo zahrnovat úsilí, které může pomoci snížit náklady, zlepšit procesy, zvýšit zisk atd. Je důležité důkladně zvážit výhody a nevýhody cíle, který vyberete, protože neúspěch včasného cíle může tým odradit.
• Rozdělte projekt změny na menší části s krátkodobými cíli
• Uznejte a odměňte ty, kteří jsou za tyto rychlé výhry odpovědní, aby povzbudili i ostatní zaměstnance

Stavět na změně

Tento krok je o udržení implementace změny zajištěním toho, že týmy vytrvale pracují na dosažení vize změny při měření pokroku. Je důležité zajistit, aby tým po několika rychlých vítězstvích nedeklaroval vítězství předčasně.

Chcete-li pokračovat v dynamice změn,

• Po každé výhře identifikujte, co fungovalo a co se pokazilo, abyste mohli rozhodnout, co je třeba zlepšit
• Konsolidovat zisky z rychlých výher a pokračování v práci na implementaci větších změn v celé organizaci
• Identifikace a odstranění zbytečných procesů a vzájemných závislostí
• Pokračujte v komunikaci vize a přináší výhody

Make Change Stick

V tomto kroku vedoucí změn pracují na podpoře nové kultury, kde se změna může držet. To zahrnuje změnu organizačních norem a hodnot, procesů, systémů odměn a dalších prvků infrastruktury, aby bylo zajištěno, že vše odpovídá novému směru.

Chcete-li úspěšně implementovat změny,

• Diskutujte o důležitosti nových změn poukazem na výhody, které přinášejí
• Identifikujte a začleňte normy a hodnoty, které posílit změnu
• Začlenit tyto nové normy a hodnoty do výběru a přijímání nových talentů, propagace zaměstnanců atd.
• Vytvořit nové vzdělávací a rozvojové programy, které zaměstnancům pomohou rozvíjet dovednosti a kompetence relevantní pro nové změny
• Vylepšit nebo eliminovat organizační procesy, které neodpovídají nové kultuře. Odstraňte také jednotlivce, kteří brání pokroku.

Jste připraveni implementovat změnu?

Implementace změn v celé organizaci není rychlá ani snadná. Vyžaduje to trpělivost, přípravu a vytrvalost. Dobrým rámcem, který vám pomůže udržet se na správné cestě během této dlouhé cesty, je Kotterův 8stupňový model změny. Dodržováním těchto 8 kroků můžete zajistit úspěšnou implementaci změn ve vaší organizaci.