Šablona matice RACI
Týmová organizace je klíčem ke každému velkému projektu. Když každý člověk přesně ví, jaká je jeho role v projektu, pak úspěšnost raketově stoupá.
Byla vytvořena matice RACI (někdy nazývaná RACI diagram nebo RACI graf), aby bylo zajištěno, že všechny zúčastněné strany budou na stejné úrovni stránku a společně spolupracovat. S naší bezplatnou šablonou matice RACI můžete uspořádat svůj vlastní tým a lépe spolupracovat.
Získejte zdarma šablonu matice RACI pro Excel:
Co je matice RACI?
Matice RACI je graf, který identifikuje a definuje role a odpovědnosti členů týmu ve vztahu k úkolům v projektu. Matice RACI používá písmena R, A, C a I ke kategorizaci týmových odpovědností. RACI je zkratka pro Responsible, Accountable, Consulted, Informed.
Responsible (R)
Toto je někdo, kdo je odpovědný za provedení práce. Je-li v matici RACI označen jako „odpovědný“, znamená to, že se od osoby očekává, že bude při provádění úkolu v kontaktu.
Odpovědný (A)
Toto je osoba, která je zodpovědný za dohled nad úkolem a za zajištění toho, že práce bude provedena správně. Nejsou to práce, které vykonávají, ale místo toho řídí a zajišťují dokončení práce.
Konzultováno (C)
Tato osoba pomáhá tím, že poskytuje informace a podporu týkající se konkrétního úkolu nebo produktu. Nejsou přímo odpovědní za úkol, ale místo toho poskytují nezbytné informace, které R pomohou dokončit jejich práci.
Informovaný (I)
Tato osoba nebo skupina lidí má být informována o průběhu úkolu nebo plnění. Jedná se obvykle o vyšší management nebo klienta, který by měl pochopit postup projektu, ale nemá okamžitý vstup po dokončení práce.
Proč používat šablonu matice RACI?
Šablona matice RACI může být klíčem k úspěšnému projektu. Při správném použití je matice RACI vodícím dokumentem, na který bude každý člen týmu odkazovat, jak bude projekt postupovat. Udržuje projekt na správné cestě tím, že jasně definuje, kdo je za co zodpovědný. Když každý člen týmu přesně ví, za co odpovídá, tým se může vyhnout nedorozumění, plýtvání časem a zmatkům.
Matice RACI pomáhá vyhnout se problému „příliš mnoho kuchařů v kuchyni“, kde je příliš mnoho týmu členové se snaží vyjádřit názor, který může vést ke zpožděním a nepotřebnému stresu. Matice RACI jasně stanoví, kdo tento úkol plní (R), kdo by jej měl zvážit (C) a kdo má k němu konečné slovo (A ).
Jak používat maticovou šablonu RACI
Krok 1: Seznam projektových úkolů
Ve sloupci 1 pod záhlavím „Projektové úkoly“ můžete zobrazí seznam všech úkolů, které budou dokončeny v rámci tohoto projektu. V našem příkladu jsme úkoly rozdělili do různých fází projektu, abychom udrželi věci lépe organizované.
Pokud si přejete, můžete odebrat fáze projektu a místo toho udělat jen velký seznam úkolů, ale my Zjistili jsme, že fáze projektu jsou užitečné.
Krok 2: Seznam všech členů vašeho týmu
Dále vyhledejte světle modrý pruh. Zleva doprava přidáme do této sekce všechny členy vašeho týmu. Zahrňte všechny zúčastněné strany ve vaší organizaci, i když nebudou přímo pracovat na projektu.
Považujeme za užitečné použít v této sekci název / roli úlohy, ale místo toho můžete použít i jména zúčastněných stran . Máme tendenci používat názvy pracovních pozic, aby byl tento dokument užitečný pro někoho, kdo se dívá na matici a nemusí znát jméno každého.
Krok 3: Přiřaďte R, A, C, I ke každému úkolu
Vyhledejte svůj první úkol projektu (měl by to být jakýkoli úkol, který jste uvedli jako nejvyšší ve sloupci A.) Jakmile najdete svůj první úkol, posuňte se přes matici doprava. Rozhodněte, kdo bude (R) odpovědný za provedení práce na tomto konkrétním úkolu. Nezapomeňte, že R je pro osobu, která bude skutečně vykonávat práci na tomto úkolu.
Pokračujte v pohybu doprava a dále vyberte, kdo bude (A) za tento úkol odpovědný. Osoba, kterou označíte jako (A) odpovědnou, je osoba, která bude odpovědná za zajištění toho, že úkol bude proveden správně a včas.
Dále se rozhodnete, s kým (C) bude konzultováno na tento úkol. Pamatujte, že (C) znamená, že osoba bude požádána o pomoc nebo radu ohledně úkolu a na dokončení úkolu bude spolupracovat s odpovědným členem týmu. V některých případech nebudete mít za úkol C a to je v pořádku.
Nakonec u každého úkolu rozhodnete, kdo bude informován o průběhu úkolu. Tento účastník bude označen jako (I) informován.Pokud je někdo označen (I) pro tento úkol, bude informován o průběhu úkolu, ale nebude mít přímou zpětnou vazbu zpět k osobě odpovědné za úkol.
Informovaná osoba je jednosměrná komunikace ve srovnání s konzultovanou osobou, která má obousměrnou komunikaci o úkolu. Většinu úkolů bude mít informovaná osoba, ale budou existovat i případy, kdy žádné nepotřebuji.
Krok 4: Sdílení dokumentu
Jakmile je váš graf RACI plně vyplněn, je důležité sdílet dokument se všemi členy týmu na tomto projektu. Toto je důležitý krok, protože matice RACI je velmi užitečná, když každý člen týmu přesně chápe, jaké jsou jeho role v každém kroku projektu.
Související obsah matice RACI
Kromě naše bezplatné šablony pro správu projektů, naše webové stránky jsou plné užitečných zdrojů. Zde je několik dalších blogů a tréninkových videí, které vám pomohou lépe spravovat zúčastněné strany.
ProjectManager.com vám může pomoci lépe řídit projekty
Matice RACI je dobrým způsobem, jak organizovat a vizualizovat projekt, ale v žádném případě to není jediný nástroj, který můžete použít. ProjectManager.com nabízí celou řadu souvisejících nástrojů pro správu projektů, které byste měli vyzkoušet. Několik z nich je uvedeno níže.
Ganttovy grafy
ProjectManager.com má online Ganttovy grafy, které převezmou váš seznam úkolů a promění je v plán projektu. Z Ganttova diagramu můžete členům týmu přiřadit úkoly, sledovat jejich postup a průběžně aktualizovat zúčastněné strany.
Panely projektu
ProjectManager. com je cloudový software pro správu projektů. To znamená, že jeho řídicí panel v reálném čase zobrazuje průběh, jak se děje. Je to skvělý způsob, jak sledovat pokrok z pohledu na vysoké úrovni.
Zprávy o projektu
Chcete-li získat podrobnější informace, ProjectManager .com má snadno použitelné přehledy, které lze filtrovat a zobrazit pouze požadovaná data. To může být neuvěřitelně užitečné pro správu těch zúčastněných stran, které jste identifikovali ve svém diagramu RACI.
Vyzkoušejte tyto další nástroje, abyste zjistili, jak můžete být vy a váš tým více organizovaný a efektivnější při spolupráci! Vyzkoušejte zdarma ProjectManager.com s touto 30denní zkušební verzí.