Jak uspořádat doručenou poštu v Gmailu za 15 minut: Sedmnáct tajemství
Průměrný zaměstnanec stráví 1/3 svého kancelářského času e-maily. Při 142 000 $ (průměrný plat technologického pracovníka v Bay Area) vyplácíme zaměstnancům 47 000 $ ročně za správu jejich doručené pošty!
To není ani ta nejhorší část. Pokaždé, když přestanete s tím, co děláte, abyste zkontrolovali svůj e-mail, trvá přibližně 23 minut, než se znovu soustředíte.
Ošklivá pravda je: lidé vás budou kontaktovat, ať se vám to líbí nebo ne . A není příliš snadné ignorovat toto nepřečtené vyskakovací okno.
Trávíte hodiny prohledáváním e-mailů a určováním, co dělat s a nakonec se s nimi nakonec vypořádáte – v zásadě nakonec strávíte ve své schránce mnohem více času, než jste původně plánovali.
Když nemůžete úplně uniknout, ale přesto chcete svůj klid v duši, budete více organizovaní je nejlepší cesta ven.
V tomto příspěvku se dozvíte, jak si uspořádat doručenou poštu v Gmailu tak, aby šlo spíše o produktivitu a spolupráci, než o rozptýlení.
Zadávejte relevantnější e-maily nahoře
Opravdu potřebujete všechny nové e-maily přímo v horní části doručené pošty? Jsem si jistý, že nečtete všechny hned.
Skvělým způsobem, jak si udržet přehled v doručené poště, je umístit příslušné e-maily na začátek, například ty, které jsou označeny jako důležité nebo označené hvězdičkou.
Gmail vám nabízí pět možností uspořádání vaší doručené pošty.
- Přejděte na své nastavení (ikona ozubeného kola nahoře)
- Klikněte na rozbalovací nabídku vedle do typu doručené pošty.
A tady znamená, co každý z nich znamená:
Výchozí: Zobrazuje e-maily v pořadí, v jakém přišly – rozvržení, které vidíme každý den.
Nejdůležitější nejprve: Gmail používá vlastní předpověď k určení, které e-maily jsou důležité, a umístí je na začátek doručenou poštu žlutou značkou. Všechno ostatní jde pod to.
Nejprve nepřečtené: Toto nastavení zobrazí nepřečtené e-maily nad nedávnými e-maily. To je užitečné zejména v případě, že používáte seznam přečtených / nepřečtených jako seznam úkolů.
Nejprve označeno hvězdičkou: Toto je pro ty, kteří používají hvězdičky k upřednostnění své doručené pošty. Nejprve se zobrazí zprávy označené hvězdičkou a poté vše ostatní.
Prioritní pošta: Gmail se naučí, s jakými e-maily komunikujete nejvíce, a umístí je do horní části vaší doručené pošty. To je skvělé pro lidi, kteří musí každý den řešit spoustu e-mailů.
Toto je jeden z tipů na organizaci Gmailu, za který se mohu zaručit. Udělalo to pro mě zázraky, pokud jde o uchovávání e-mailů, které nechci hned řešit.
Zbavte se karet, které příliš nepoužíváte
Nemusíte mít všech pět karet uvnitř Gmailu. Ty, které příliš nepoužíváte, můžete deaktivovat. Jedinou kartou, kterou nelze deaktivovat, je karta Primární.
Tady je třeba udělat:
- Klikněte na Nastavení.
- Z rozbalovací nabídky , klikněte na Konfigurovat doručenou poštu
- Vyberte karty, které chcete povolit nebo zakázat.
Zde věnujte zvláštní pozornost: Pokud kartu deaktivujete, její zprávy se zobrazí na kartě Primární. Vždy odeberte ty, které nedostávají mnoho e-mailů. Jedno řešení pro organizaci Gmailu!
Používejte štítky k úhlednému uspořádání Gmailu
Gmail je systém založený na štítcích. Doručená pošta, Koš, Koncepty – jsou technicky štítky.
Štítky jsou skvělý způsob, jak organizovat Gmail. Jsou jako značky, které můžete přidat k e-mailům, které odesíláte nebo přijímáte. Skvělá věc je, že do e-mailu můžete přidat více než jeden štítek. Další funkcí, kterou byste rádi, je možnost přidávat barvy do štítků.
Můžete také nechat Gmail používat štítky na e-maily, jakmile dorazí, což vám ušetří manuální úsilí. Například můžete mít všechny e-maily od svých právníků označeny jako Dokumenty. Musíte pouze vytvořit filtr.
Související příspěvek: Vše, co potřebujete vědět o štítcích Gmailu
Automatizace e-mailů, které mají být přiřazeny vašemu týmu (bez přeposílání)
Velké množství e-mailů, které obdržíte, by vyžadovalo, aby na nich pracoval někdo jiný z vašeho týmu.
Obvyklým postupem, když chcete organizovat Gmail, je prosívání e-mailů a jejich předávání spoluhráčům – absolutní ztráta času.
Pokud svému týmu delegujete spoustu e-mailů, musíte si Hiver vyzkoušet. Budete moci určit podmínky, na základě kterých budou e-maily automaticky přiřazeny vašim spoluhráčům.
Řekněme například, že máte spoluhráče, který se stará všechny e-maily od vašeho přepravního partnera. Pomocí aplikace Hiver můžete mít všechny příchozí e-maily z jejich e-mailové adresy přiřazené automaticky.
Získáte také možnost zadat více podmínek, například e-mail odesílatele a konkrétní slovo v řádku předmětu.Možnosti jsou v zásadě nekonečné. Vyzkoušejte to
Přestaňte psát e-maily pro interní konverzace
Jedním ze způsobů, jak každý z nás zaplavuje své e-maily a schránky našich spoluhráčů – posílání e-mailů na věci, které se velmi dobře dají udělat jinak.
Pokud má téma mnoho aspektů, které bude třeba vysvětlit nebo prodiskutovat, vezměte ho na osobní schůzku. Pokud dojde ke zrušení schůzky, setkání nebo pohovoru na poslední chvíli, řekněte jim to osobně nebo použijte telefon.
Pokud nic jiného nevypadá dostatečně proveditelně, existuje jeden resort, který funguje jako kouzlo pokaždé – e-mailové poznámky.
Poznámky jsou zprávy, které můžete psát svým týmovým kolegům a ty se zobrazují hned vedle e-mailového vlákna, o kterém diskutujete (na rozdíl od Slack nebo Hangouts, kde musíte lidem sdělit, který e-mail vám posílá). mluvíme o tom, co se stalo a to všechno).
Na rozdíl od chatu se můžete kdykoli vrátit a podívat se, co hovoříte o vlákně – nikdy neztratíte kontext.
Poznámky můžete použít k výměně informací o klientech, nabídnutí tipů nebo v podstatě čehokoli, co nevyžaduje psaní celého příběhu. Každý krok k ucpání doručené pošty stojí za to.
Archivujte e-maily, které v blízké budoucnosti nepotřebujete
E-maily mnohokrát neodstraňujeme, protože je můžeme později potřebovat. A pak se hromadí, jako by zítra nebylo.
Například pokaždé, když něco koupíte od prodejce, pošlou vám potvrzení. Nyní je nepotřebujete, ale mohou se vám hodit, až budete na konci roku vyřizovat své účty. Zde přichází na řadu funkce archivace.
Archivace neodstraní váš e-mail, ale odebere jej z doručené pošty. Zůstávají také prohledatelné. Vaše doručená pošta v Gmailu je lépe organizovaná. Všichni vyhrávají!
Vyberte e-mail a v horní části vyhledejte ikonu podobnou souboru. Klikněte na něj a máte hotovo.
Archivaci můžete také automatizovat pomocí filtrů – vysvětluji to v dalším bodě .
Používejte filtry k automatizaci běžných akcí
Gmail má opravdu silnou schopnost filtrování. E-maily můžete filtrovat podle předmětu, odesílatele, příjemce, obsahu a dalších. Po filtrování zpráv můžete Gmailu poradit, co s nimi má dělat – označit je štítky, nastavit prioritu, rozhodnout, zda se e-maily dostanou do vaší doručené pošty.
To, co si naprosto zamilujete, je automatické filtrování . Můžete nastavit kritéria a akce – každý e-mail, který splňuje tato kritéria, bude automaticky zpracován Gmailem.
Jediné, co musíte udělat, je spustit pokročilé vyhledávání. Klikněte na šedou šipku zcela vpravo na vyhledávacím panelu.
Otevře se rozbalovací nabídka.
Zadejte e-mailovou adresu a v pravém dolním rohu vyskakovacího okna klikněte na možnost „Vytvořit filtr pomocí tohoto vyhledávání“.
Pokud například dostanete spoustu e-mailů se zpravodaji, o které nemáte žádný zájem, můžete vytvořit filtr, který automaticky archivuje všechny e-maily pocházející z této adresy.
Způsoby, jak můžete pomocí filtrů organizovat Gmail:
- Označte každý e-mail od někoho důležitého (řekněme vaší bance) )
- Automaticky přeposílat e-maily z určité adresy
- Archivovat e-maily, které obsahují určité slovo (řekněme zdarma) zkušební verze)
Se správnými filtry snadno ušetříte hodiny každý týden. Podívejte se na tohoto vyčerpávajícího průvodce filtry Gmailu
Experimentujte s Gmailem pro pokročilé (zbožňovali byste více doručených)
Pokud jste v Gmail Advance (dříve Labs) noví, musíte vědět, že jde o testovací prostředí pro Google. Z těch úspěšných se stanou standardní funkce Gmailu a ostatní se mohou dostat do police – ale rozhodně stojí za to to vyzkoušet.
Jednou z funkcí, která je už roky součástí Gmailu Advanced, je více doručených. Umožňuje vám vytvořit více podoken, z nichž každý je navržen tak, aby zobrazoval určitou kategorii e-mailů na základě typu e-mailu, tématu nebo osobních preferencí.
Můžete mít e-maily od konkrétního odesílatele nebo e-maily, které nesou určitý štítek se objeví v samostatné poštovní schránce.
Můžete například přidat štítky, jako je reakce na potřeby, úkoly, nevyřízené položky projektu a týdenní čtení – všechny e-maily s konkrétním štítkem se zobrazí v příslušné doručená pošta:
Pokud chcete uspořádat Gmail pomocí více doručených, je zde užitečné video.
Nastavit upozornění na ploše pro nové e-maily
Pokud jste v roli zákazníka, jsme si docela jistí, že budete dostávat spoustu e-mailů každý den. Pokud dáváte přednost zapojení v reálném čase, důrazně doporučujeme nastavit upozornění na ploše. Tímto způsobem se vám v pravém horním rohu obrazovky zobrazí oznámení pokaždé, když obdržíte nový e-mail.
Chcete-li povolit oznámení na ploše, musíte udělat následující:
- Přejděte na své nastavení (ikona ozubeného kola nahoře)
- Obecně v nabídce nastavení přejděte na „Oznámení na ploše“ a povolte je kliknutím na přepínače.
Tip pro profesionála: Oznámení na ploše mohou být někdy nepříjemná i rušivá. Chcete-li se vyhnout této pasti, zapněte oznámení na ploše u e-mailů označených pouze jako „Důležité“.
Zapnout Nudges
Díky spoustě nevyžádaných e-mailů je často velmi snadné zmeškat důležitý e-mail v Gmailu. Nudge je algoritmus v Gmailu, který přináší e-maily zpět do horní části vaší doručené pošty, pokud nebyla odpověď zaslané vámi nebo příjemcem. Je skvělé, pokud potřebujete neustále připomínat odesílání odpovědí nebo následných kroků na důležité e-maily.
Nudge in Gmail are of two kinds:
- Navrhněte e-maily, na které chcete odpovědět: E-maily, na které jste možná zapomněli odpovědět, se zobrazí v horní části vaší doručené pošty.
- Navrhněte e-maily, na které budete reagovat: Odeslané e-maily, na které budete pravděpodobně muset reagovat, se zobrazí v horní části doručené pošty.
Nudges můžete zapnout / vypnout na kartě Obecné v nastavení.
Označit důležité zprávy hvězdičkou
Gmail se vždy snaží zjistit, které e-maily (oba jednotlivé zprávy i vlákna) jsou pro vás důležitější než ostatní. Obvykle je zvýrazňuje pomocí „Značek důležitosti“ (žlutá šipka vpravo vedle hvězdy).
Až donedávna měl Gmail v aplikaci ukazatele, které objasňovaly, proč byl e-mail označen jako důležitý, na rozdíl od „důležité podle naší kouzelné omáčky“, která se nyní říká.
Zatímco Gmail pro lepší část dokáže většinu důležitých e-mailů správně označit, občas se může pokazit.
Aby vám algoritmus lépe fungoval, nezapomeňte si důležité zprávy označit sami – tímto způsobem se algoritmus nakonec rychle uchytí. Jedním ze způsobů je ruční přidání / odebrání značek důležitosti. Další způsob, jak to udělat toto je označování hvězdičkami zpráv.
V Gmailu se hvězdičky používají pro jednotlivé zprávy v jednom vlákně, zatímco značky důležitosti se používají pro celá vlákna e-mailu. Hvězdy a značky důležitosti vám také pomohou rychleji organizovat vyhledávání v Gmailu, věnovat čas jejich přidání rozhodně stojí za to.
Mu te Konverzace
Pokud vás už nebaví zasekávat se v e-mailových konverzacích mezi spolupracovníky / zákazníky, které vás nutně nemusí zahrnovat? Pak je funkce „Ztlumit konverzaci“ v Gmailu právě pro vás.
Ztlumte konverzaci v Gmailu a v doručené poště se vám nebudou zobrazovat žádné další zprávy. Všechny e-maily, které se do konverzace přidají i po ztlumení, budou stále uloženy ve vašem účtu Gmail, ale budou automaticky archivovány. Stále budete moci konverzaci vyhledat a zobrazit nové zprávy.
Chcete-li konverzaci v Gmailu ztlumit, otevřete konverzaci a klikněte na rozbalovací nabídku „Více“. seznam a konverzace jsou archivovány.
Veškeré nové zprávy odeslané do vlákna konverzace se nezobrazí ve vaší doručené poště, ale budou být přidány do archivu.
Tip pro profesionály: Chcete-li rychleji najít ztlumené konverzace, zadejte do vyhledávacího pole Gmailu „is: muted“.
Konverzaci můžete kdykoli ztlumit. , jednoduše vyhledejte ztlumenou konverzaci a odstraňte štítek „Ztlumeno“ z e-mailového vlákna.
Použijte možnosti Chytré odpovědi Gmailu a Chytré psaní
Funkce „Chytrá odpověď“ Gmailu ukazuje navrhované odpovědi s krátkými frázemi na základě obsahu e-mailu, který jste obdrželi.
Inteligentní odpovědi pro Gmail můžete zapnout na kartě Obecné nastavení.
Pomocí této funkce můžete kliknout na navrhované krátké fráze, které chcete použít jako odpověď, a poslat je tak, jak jsou, nebo upravit odpověď před kliknutím na odeslat.
To je užitečné zejména v případě, že potřebujete vypálit rychlé odpovědi na vaše e-maily.
Inteligentní psaní vychází z myšlenky inteligentní odpovědi, ale pomůže vám sestavit celovečerní odpovědi na vaše e-maily, nikoli jen krátké fráze.
(obrázek s laskavým svolením: Blog Google)
Inteligentní psaní můžete zapnout na kartě Obecné nastavení v Gmailu.
Tip pro profesionála: Pomocí možnosti Přizpůsobit inteligentní psaní můžete přizpůsobit možnost Inteligentní psaní vašemu stylu psaní a vylepšit návrhy psaní.
Můžete zapnout Inteligentní Přizpůsobení můžete vytvořit na kartě Obecná nastavení v Gmailu.
Odpovědi na e-maily rychleji pomocí předpřipravených odpovědí
Pokud zjistíte, že zadáváte stejný typ e-mailových odpovědí více zákazníkům nebo spolupracovníkům, měli byste zvážit nastavení g nahoru Konzervované odpovědi (šablony).
Konzervované odpovědi jsou e-mailové šablony, které vám umožňují reagovat na e-maily s předem určeným textem.
Šablony můžete povolit na kartě Pokročilé v nastavení Gmailu.
Aktivovat zpět odeslat
Toto musí být jedna z nejužitečnějších funkcí Gmailu. Pokud jste někdy poslali e-mail nezamýšlenému příjemci nebo jste v e-mailu udělali překlep, není vám cizí neblahé rozpaky způsobené vaším gaffem.
Naštěstí má Gmail možnost Zpět odeslat. , který vám umožní „odesílat“ e-maily po dobu až 30 sekund po odeslání.
Tuto možnost můžete povolit na kartě Obecné nastavení v nastavení Gmailu.
Poté, co jste to povolili, nemusíte paniku nad špatným příjemcem nebo překlepem. Místo toho teď máte pět až 30 sekund na „neodeslání“ „Svůj e-mail a podnikněte kroky k nápravě chyb.
Povolit akce přechodu myší
Díky novému vzhledu Gmailu, který byl představen v dubnu 2018, představil Gmail akce přechodu myší. Najeďte kurzorem myši na libovolný e-mail v doručené poště a uvidíte kolekci tlačítek.
Tato tlačítka také „Akce při najetí myší“ vám umožní rychle reagovat na e-mail jediným kliknutím. E-maily můžete archivovat, mazat, označovat jako nepřečtené nebo dokonce odložit. Jedná se o malou funkci, díky které je interakce s e-maily mnohem rychlejší.
Akce přechodu myší lze zapnout na kartě Obecné v nastavení Gmailu.
Odložit e-maily na později
Když už mluvíme o akcích při přechodu myší v Gmailu, nyní máte také možnost Odložit e-maily. Tato možnost odebere e-maily z doručené pošty, aby se později vrátily zpět, což je ideální pro vše, o čem budete nakonec muset jednat, ale teď nemůžete jednat.
Funkce je jednoduchá: stačí kliknout na funkci Snooze hover a zvolit, kdy chcete e-mail znovu zobrazit. Až čas vyprší, zpráva se zobrazí zpět ve vaší Doručené poště.
Několik nástrojů, které vám pomohou začít
Hiver – Automaticky delegovat e-maily jako úkoly. Pište poznámky (nikoli e-maily) pro interní konverzace. Použijte e-mailové šablony.
Sanebox – Prioritizuje a shrnuje zprávy analýzou jejich hlaviček. Uložte nedůležité e-maily pod štítkem „SaneLater“, abyste je mohli později vyřešit.
Maildrop – pomůže vám vyhnout se spamu.
Unroll.Me – Pomáhá vám spravovat celý váš zpravodaj z jednoho řídicího panelu. Překvapivě usnadňuje odhlášení.
AwayFind – umožňuje vám rozhodnout, které e-maily stojí za oznámení. Můžete si vybrat mezi informováním prostřednictvím SMS, telefonního hovoru, upozornění na ploše nebo aplikace AwayFind.
Rozbalení
Rozptylování v práci zabírá více času, než si myslíte. Vykolejí váš duševní pokrok a váš mozek chvíli trvá, než se znovu vrací k soustředění. Vzhledem k tomu, že e-maily jsou velkým zdrojem rozptýlení v práci, je jen přirozené s tím něco udělat.
Byli byste překvapeni množstvím času, který můžete uvolnit pouhou lepší organizací Gmailu.
Nenechte převzít doručenou poštu.