Jak poslat e-mail vašemu profesorovi (aniž byste byli otravní AF)

Každý semestr vidím tweety a příspěvky na Facebooku. Moji profesoři, jsou naštvaní. Říkají, že jejich studenti nevědí, jak psát e-maily. Ve skutečnosti tím myslí, že jejich studenti neví, jak se v akademii řídit konvencemi e-mailové etikety. Býval jsem také podrážděný e-maily studentů. Dokud jsem si neuvědomil, že existuje jednoduché vysvětlení, proč je nevěděli, jak je psát – nikdy se vlastně neučili, jak. *

Ale nyní bezradní studenti nemají žádnou výmluvu, protože mohou přečtěte si tento příspěvek. Profíci, sdílejte to se svými studenty. Studenti, sdílejte to se svými přáteli. Nebo ne, a buďte jedinou osobou ve třídě, od které váš profík rád dostává e-maily.

Tady je šablona, kterou můžete použít při vytváření e-mailu profesorovi. Každý prvek je vysvětlen dále níže.

Vážený pane profesore, příjmení,

Toto je řádek, který rozpoznává naši společnou lidskost.

Jsem ve vaší třídě Jméno, číslo sekce, které se tento den scházejí. To je otázka, kterou mám, nebo pomoc, kterou potřebuji. Podíval jsem se do osnov a na mé poznámky z kurzu a online a zeptal jsem se někoho jiného z kurzu a myslím, že This Is The Answer, ale stále si nejsem jistý. Toto je akce, kterou bych chtěl podniknout.

Odhlásit se s poděkováním je vždy dobrý nápad,
Oblíbený student

Element č. 1: Oslovení

Okamžitě zde můžete prokázat, že svůj vztah s profesorem považujete za profesionální. Použijte „Vážení“, nebo pokud vám to připadá děsivě formální, můžete použít „Dobrý den“ nebo „Ahoj“. („Ahoj“ to tlačí. Viz poznámka o výjimkách níže.)

Prvek č. 2: Čestný

To je místo, kde spousta studentů nevědomky šťouchá přímo do citlivého ega svého profesora smysl pro spravedlnost ve světě. Nemysleli jste si, že toto malé slovo je super velký problém, ale ve skutečnosti je to pro ně. Čestný je titul používaný k vyjádření úcty k postavení člověka. Ať už jako student ve skutečnosti respektujete autoritu nebo pozici svého profesora, je dobré chovat se jako vy. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je oslovit je „profesorem“. Pokud mají titul PhD, můžete jim odborně říkat „Dr.“ ale s „profesorem“ jste bezpečnější. “ Ne všichni instruktoři mají doktoráty (a mnoho z nich nebude mít ve svém oficiálním pracovním názvu ani slovo profesor), ale pokud učí vysokoškolskou třídu, obývají roli profesora a lze je jako takový oslovit. Bonus „profesor „A„ Dr. “ je to, že nevyžadují, abyste věděli cokoli o genderové identitě nebo rodinném stavu vašeho profesora. Pokud svému profesoru říkáte „paní“ nebo „Slečno“, pán vám pomůže.

Prvek č. 3: Jméno

Možná vás překvapí, jak často si studenti mýlí jméno svého profesora. To není obtížné vyhledat „Lidé. Je to ve vašich osnovách, je to na webových stránkách katedry, pravděpodobně také na Googlu. Použijte jejich příjmení. Vyhláskujte to celé. Vyhláskujte to správně. Pokud je v tom pomlčka, použijte obě jména a pomlčku ( toto opravdu spadá pod vyhláskování celé věci a její správné vyhláskování, ale chápu to, je to speciální případ a z nějakého důvodu to způsobí velké zmatky, i když je rok 2016).

Výjimky # 1–3 (nepokoušejte se, dokud se nedostanete na úroveň profesionálního e-mailu)

Můžete použít méně formální pozdrav a oslovit svého profesora něčím jiným než profesorovým příjmením v e-mailu, pokud a pouze v případě, že jste od nich dostali e-mail, kde používají neformální pozdrav a podepisují ho něčím jiným než příjmením profesora. Například když jsem byl spolupracovníkem profesor, často bych se odhlásil ze svých e-mailů „Prof. P-S “, protože jsem věděl, že moje příjmení je pro lidi dlouhé a matoucí. Pak se mi líbilo, když mi lidé posílali e-maily adresované „Prof. P-S.“ Ale neodchylujte se od toho, co si říkají. NIKDY se nepokoušejte používat křestní jméno, pokud k tomu nemáte výslovné svolení. Pokud prof. Tajemně podepíše své e-maily pouze s iniciálami, nejlépe se držte profesního příjmení. za žádných okolností nezačínejte e-mail s textem „Hej“, protože někteří lidé jsou nad tím opravdu naštvaní.

Prvek č. 4: Bezvýznamná jemnost

Nikdy neuškodí říct něco jako „Doufám, že dnes si užíváte krásné počasí, “nebo„ Doufám, že jste měli pohodový víkend, “začněte. Ukazuje to, že svého profesora vnímáte jako osobu, která má nějaký druh života. Profesoři mají rádi, když je vidíte jako lidi, kteří žijí mimo svou učebnu (i když vzdáleně to může připomínat pravdu). Nezáleží na tom, co tady říkáte, je důležitější rituál zdvořilého zájmu. Pokud se vám to podaří, jak to opravdu myslíte, bonusové body pro vás.

Element č. 5: Připomínka toho, jak vás znají

Toto je klíčové, zvláště když poprvé kontaktujete svého profesora.Nemůžete počítat s tím, že si vaše jméno zapamatují z jejich soupisů nebo že vám budou moci dát do tváře své jméno. Pokud je na vás něco výrazného, co by jim běželo v paměti a přimělo je, aby na vás s láskou hleděli, zahrňte to. Například: „Zůstal jsem po hodině, abych se tě zeptal na čtení, které jednou,“ nebo „Sedím v první řadě a mám modré vlasy,“ cokoli. Pokud jste je ještě nepotkali, vysvětlete jim požadovaný vztah, například „Mám zájem o zápis do vaší třídy příští semestr.“ Pokud jste si docela jisti, že vás budou znát podle jména, můžete to vynechat. Někteří profíci si však pamatují jména velmi špatně, takže jim sem můžete hodit kost. (Pokud budete mít štěstí, tito profíci budou sebevědomý a dostatečně empatický, aby vás nenapamatoval žádné názvy zkoušek ve svých třídách.)

Element # 6: Skutečný důvod pro váš e-mail

To je celý důvod, proč posílám e-mail, tak to udělejte dobře. Důležité je zde dostat se dovnitř a vystoupit, a přitom zůstat zdvořilí. Stručně uveďte, co od profesora potřebujete, aniž byste museli nabízet spoustu výmluv nebo jít do nadměrných podrobností nebo znít jako když požadujete. Pokud nemůžete vysvětlit, proč si e-mailem zasíláte ve větě či dvou, zvažte možnost domluvit si schůzku s osobním setkáním s profesorem. V takovém případě bude vaše linka zde „Doufal jsem, že se můžeme setkat mluvit o X. Jaký by na to byl vhodný čas? “ Pokud se nemohou setkat a chtějí to prodiskutovat prostřednictvím e-mailu, dají vám vědět.

Prvky č. 7 a 8: Zde prokážete, že jste skvělý člověk

Na internetu je k prodeji tričko s nápisem „Je v osnovách.“ Na chvilku se zamyslete nad tím, proč pro tento produkt existuje trh. Velké množství e-mailů zasílaných profesorům studenty hledá informace, které již profesor sdělil. Před samotným odesláním e-mailu byste si měli zkontrolovat osnovy a své poznámky (a web třídy, pokud existuje), abyste zjistili, zda tam byla vaše otázka skutečně zodpovězena. Nezaškodí se zeptat také někoho jiného ze třídy – proto byste se měli pokusit získat alespoň jedno telefonní číslo spolužáka nebo e-mailovou adresu během prvního týdne. Pokud jste skutečně provedli všechny tyto věci a stále máte otázku, pak vám kontaktování profesora skutečně poskytne užitečné informace, že v něčem neměli jasno.

Pokud se můžete pokusit odpovědět na svou vlastní otázku a ukáže se, že máte pravdu, ušetří jim to trochu času při odpovědi. Pokud například píšete o schůzce, můžete říci: „V osnovách se píše, že jsi pryč ledové hodiny jsou úterý v 15:00. Mohl bych přijít toto úterý v 3:15? “ To také ukazuje, že jste o celé věci přemýšleli déle než dvě sekundy, než jste se rozhodli využít jejich času na čtení e-mailů.

Prvek č. 9: Super zdvořilé přepracování vašeho požadavku

Pokud se ptáte na otázku, na kterou potřebujete odpověď, můžete říci něco jako „Pokud byste mi to dali co nejdříve vědět, opravdu bych to ocenil.“ Pokud potřebujete, aby vyplnili formulář nebo kontaktovali někoho vaším jménem, nebo udělali něco, co vyžaduje více akcí než jen zodpovězení vašeho e-mailu, uveďte to zde velmi jasně. Pomůže jim to zařadit jej na seznam úkolů a získat ho hotovo.

Prvek č. 10: Odhlášení

Pokud si nejste jisti, jak odhlásit e-mail, je téměř vždy vhodné „Děkuji“. Můžete udělat „Nejlepší“ nebo „Všechno nejlepší“ nebo „S pozdravem“, nebo cokoli jiného, ale nějaká forma poděkování zde má dvojí povinnost jako odhlášení i vyjádření vděčnosti.

Skryté Prvek č. 11: Následná kontrola

Pokud váš profesor neodpověděl na váš e-mail a sociální podněty vám řeknou, že to teď nejspíš chtěli, můžete poslat jemnou zpětnou vazbu. Můžete formátovat sledování pomocí všech zde uvedených prvků, ale můžete přidat „Pouze sledování mého předchozího e-mailu“, těsně předtím, než se dostanete k prvku č. 6. Nemusíte to otírat tím, že vám zapomněli poslat e-mail zpět, pochopí to (a pokud skutečně zapomněli, může se cítit špatně). Pokud vám neposílali e-maily zpět úmyslně, pravděpodobně jste je už naštvali poprvé a při následném sledování byste mohli být stejně zdvořilí. Kdy je bezpečné zaslat následnou upomínku? Musíte to posoudit na základě toho, jak rychle obvykle reagují na věci a jak hrozná je vaše potřeba odpovědi. Pokud to může počkat týden, nechte to počkat týden (nebo dokud je osobně neuvidíte).

Proč je něco z toho důležité

Naučit se vytvářet profesionální e-maily je dovednost můžete si vzít s sebou do takzvaného skutečného světa. U zdvořilého a promyšleně vytvořeného požadavku je mnohem pravděpodobnější, že obdržíte odpověď, jakou chcete. A řekněme si to na rovinu, profesoři jsou lidé s pocity, kteří s nimi chtějí jen tak zacházet.

Možná si myslíte, že profesoři, kteří jsou naštvaní e-maily studentů, jsou příliš citliví a líní (je to jejich práce, aby to zvládli, že?) A možná máte pravdu. Ale vezměte v úvahu, že i když máte současně jen několik profesorů, mohou mít stovky studentů. Možná dostávají stejnou otázku od deseti různých lidí. Mohli by to být mimořádní profesoři, kteří jsou ve skutečnosti placeni pouze za hodiny, které stráví ve třídě (a ani za to moc neplatí). Možná zažili vzorec, kdy se jim dostává menší úcty od lidí na základě jejich pohlaví nebo rasy. Udělejte ze svého e-mailu ten, za který se svými přáteli neobtěžují. Teď už víš jak.

* To pro mě bylo potvrzeno, když jsem rozhovoroval s partou mých bývalých studentů o tom, jak zjistili, jak se orientovat v elektronické komunikaci ve své vysokoškolské kariéře. Lidé, kteří se cítili sebevědomě a efektivně, měli spoustu zkušeností s elektronickou interakcí s dospělými mimo jejich rodinu, než se vůbec dostali na vysokou školu. Nemusíme jít do sociologických dimenzí toho, kdo s největší pravděpodobností takové příležitosti měl, ale pravděpodobně můžete vyplnit prázdná místa.