Co je Kanban?

TRIVIA – Kanban, který se v japonštině také píše „kamban“, znamená „billboard“ („vývěsní štít“) v čínštině), což označuje „dostupnou kapacitu (do práce)“. Kanban je koncept související s štíhlou a just-in-time (JIT) produkcí, kde se používá jako plánovací systém, který vám řekne, co vyrábět, kdy vyrábět a kolik vyrábět.

Naučte se základy Kanbanu:

• Odkud Kanban pochází?
• Co je metoda Kanban?
• Základní principy Kanban
• 6 základních postupů Kanban
• Jak funguje Kanban? – Koncept
• Limity WIP v Kanbanu
• Kanban v IT & Software
• Kanban ve vývoji Lean / Agile
• Kanban kromě softwaru & IT
• Začněte používat nástroj Kanban

Odkud Kanban pochází ? – Stručná historie kanálu Kanban

Všechno to začalo počátkem 40. let. První systém Kanban vyvinul Taiichi Ohno (průmyslový inženýr a podnikatel) pro automobilový průmysl Toyota v Japonsku. Byl vytvořen jako jednoduchý plánovací systém, jehož cílem bylo optimálně řídit a řídit práci a inventář v každé fázi výroby.

Klíčový důvod vývoje Kanban byla nedostatečná produktivita a efektivita Toyota ve srovnání s jejími americkými automobilovými konkurenty. S Kanbanem dosáhla Toyota flexibilního a efektivního systému řízení výroby just-in-time, který zvyšoval produktivitu a současně snižoval nákladné zásoby surovin, polotovarů a hotových výrobků.

Systém Kanban ideálně řídí celý hodnotový řetězec od dodavatele po konečného spotřebitele. Tímto způsobem pomáhá zabránit narušení dodávek a nadměrnému naskladnění zboží v různých fázích výrobního procesu. Kanban vyžaduje průběžné monitorování procesu. Zvláštní pozornost je třeba věnovat tomu, aby se zabránilo překážkám, které by mohly zpomalit výrobní proces. Cílem je dosáhnout vyšší propustnosti a kratších dodacích lhůt. Kanban se postupem času stal efektivním způsobem v různých produkčních systémech.

“ dvěma pilíři výrobního systému Toyota jsou just-in-time a automatizace s lidským dotykem, nebo autonomie. “ – David J. Anderson Click To Tweet

Co je metoda Kanban?

Kanban sice představil Taiichi Ohno ve zpracovatelském průmyslu, ale David J. Anderson, který jako první uplatnil tento koncept v oblasti IT, vývoje softwaru a znalostí obecně v roce 2004. David definoval Kanbanovu metodu pomocí prací Taiichi Ohna, Eliho Goldratta, Edwarda Demmingsa, Petera Druckera a dalších pojmy jako pull systémy, teorie front a toku. Jeho první kniha o Kanbanu – „Kanban: Úspěšná evoluční změna pro vaše technologické podnikání“, publikovaná v roce 2010, je nejkomplexnější definicí Kanbanovy metody pro znalostní práci.

Metoda Kanban je proces, který umožňuje postupné zlepšování děláte – ať už jde o vývoj softwaru, IT / Ops, personální obsazení, nábor, marketing a prodej, nákup atd. Ve skutečnosti téměř každá obchodní funkce může těžit z uplatňování principů Kanbanské metodologie.

Kanbanský soubor znalostí se od vzniku původní knihy abstrahuje a těží z prací různých vůdců myšlenek! Lidé jako Don Reinertsen (autor Principles of Product Development Flow), Jim Benson (průkopník Personal Kanban) a několik dalších.

Kanban není metodika životního cyklu vývoje softwaru ani přístup k řízení projektů. Vyžaduje, aby nějaký proces již byl zaveden, aby bylo možné použít Kanban k postupné změně podkladového procesu. – DJA Click To Tweet

Kanbanské principy & Postupy

Kanbanská metoda sleduje soubor zásad a postupů pro řízení a zlepšování toku práce. Je to evoluční, nerušivá metoda, která podporuje postupné zlepšování procesů organizace. Pokud budete dodržovat tyto principy a postupy, budete úspěšně moci používat Kanban pro maximalizaci výhod vašeho obchodního procesu – zlepšit tok, zkrátit dobu cyklu, zvýšit hodnotu pro zákazníka s větší předvídatelností – to vše je pro každé podnikání zásadní dnes.

Níže jsou uvedeny čtyři základní principy a šest základních postupů metodiky Kanban:

4 základní principy:

1. Začněte tím, co právě děláte
2. Souhlasíte s postupnými, evolučními změnami
3. Zpočátku respektujte současné role, odpovědnosti a názvy pracovních míst
4. Podporujte vedení na všech úrovních

• Začněte tím, co právě děláte: Kanbanova metoda (dále jen Kanban) silně zdůrazňuje, že hned neprovedete žádnou změnu ve vašem stávajícím nastavení / procesu. Kanban musí být použit přímo na aktuální pracovní postup. K jakýmkoli potřebným změnám může docházet postupně v průběhu času tempem, které týmu vyhovuje.

• Souhlasíte s postupnými, evolučními změnami : Kanban vás vyzývá, abyste raději udělali malé přírůstkové změny než radikální změny, které by mohly vést k odporu v týmu a organizaci.

• Zpočátku respektujte současné role, odpovědnosti a názvy pracovních pozic: Na rozdíl od jiných metod Kanban sám o sobě neukládá žádné organizační změny. Není tedy nutné provádět změny ve vašich stávajících rolích a funkcích, které mohou fungovat dobře. Tým společně identifikuje a implementuje všechny potřebné změny. Tyto tři principy pomáhají organizacím překonat typický emoční odpor a strach ze změny, které obvykle doprovázejí jakékoli iniciativy v oblasti změny v organizaci.

• Povzbuďte činy vedení na všech úrovních: Kanban podporuje neustálé zlepšování na všech úrovních organizace a říká, že činy vedení nemusí pocházet pouze od vyšších manažerů. Lidé na všech úrovních mohou poskytnout nápady a ukázat vůdčí postavení v provádění změn, aby neustále zlepšovali způsob, jakým dodávají své produkty a služby.

“ Žádat lidi, aby změnili chování, je obtížné! “ – David J. Anderson Click To Tweet

TRIVIA – Skvělý příklad systému Kanban se dnes používá v Tokiu Zahrady císařského paláce v Japonsku. Zaměstnanci zde používají spolehlivou metodu k omezení toku návštěvníků. Každý návštěvník obdrží u vchodu plastovou kartu, kterou je třeba při opuštění zahrady vrátit. Protože celkový počet karet je smysluplně omezen, pouze paláce se v danou dobu může procházet tolik návštěvníků. Noví návštěvníci musí čekat v řadě, dokud nebude k dispozici další karta / slot. Přístup do paláce je zdarma, ale je poskytován pouze v případě, že jsou k dispozici předem přidělené karty .

6 základních postupů metody Kanban:

1. Vizualizujte tok práce
2. Omezte WIP (Work in Progress)
3. Správa toku
4. Zpracovat explicitní zásady procesu
5. Implementovat smyčky zpětné vazby
6. Vylepšovat spolupráci, experimentálně se vyvíjet

• Vizualizujte postup práce: Toto je základní první krok k přijetí a implementaci metody Kanban. Musíte si představit – buď na fyzické desce, nebo na elektronické desce Kanban, kroky procesu, které aktuálně používáte k dodání své práce nebo služeb. V závislosti na složitosti vašeho procesu a pracovního mixu (různé typy pracovních položek, na kterých pracujete a dodáváte), může být vaše deska Kanban velmi jednoduchá až velmi komplikovaná. Jakmile si vizualizujete svůj proces, můžete si vizualizovat aktuální práci, kterou vy a váš tým děláte.

Může to mít formu stickies nebo karty s různými barvami, které označují buď různé třídy služeb, nebo mohou být jednoduše odlišným typem pracovních položek. (Ve SwiftKanban barvy znamenají různé typy pracovních položek!) Pokud si myslíte, že to může být užitečné, může mít vaše deska Kanban různé Swim Lanes, jednu pro každou třídu služeb nebo pro každý typ pracovní položky. Zpočátku však pro zjednodušení můžete mít pouze jeden plavec, který bude spravovat veškerou vaši práci – a jakýkoli redesign desky provedete později.

• Limit WIP (Work in Progress): Omezení rozpracovanosti (WIP) je zásadní pro implementaci Kanbanu – „Pull-system“. Omezením WIP podpoříte svůj tým, aby nejprve dokončil práci, než se pustí do nové práce. Aktuálně probíhající práce tedy musí být dokončena a označena jako dokončená. Tím se vytvoří kapacita v systému, takže tým může získat novou práci. Zpočátku nemusí být snadné rozhodnout, jaké by měly být vaše limity WIP. Ve skutečnosti můžete začít bez omezení WIP.Skvělý Don Reinertsen navrhuje (udělal to na jedné z konferencí Lean Kanban), že můžete začít bez omezení WIP a jednoduše sledovat počáteční probíhající práci, když váš tým začne používat Kanban. Jakmile budete mít dostatek dat, definujte limity WIP pro každou fázi pracovního postupu (každý sloupec vaší karty Kanban) jako rovné polovině průměrného WIP.

Obvykle mnoho týmů začíná limitem WIP 1 až 1,5násobkem počtu lidí pracujících v konkrétní fázi. Omezení WIP a uvedení limitů WIP na každý sloupec desky nejen pomáhá členům týmu nejprve dokončit, co dělají, než se pustí do nových věcí – ale také komunikuje se zákazníkem a dalšími zúčastněnými stranami, že existuje omezená kapacita pro práci pro každého tým – a musí pečlivě naplánovat, jakou práci od týmu požadují.

„Zajímavým vedlejším účinkem pull systémů je to, že omezují rozpracovanou práci (WIP) na určité dohodnuté množství“ – David J. Anderson Click To Tweet

• Správa toku: Správa a zlepšování toku je jádrem vašeho systému Kanban po implementaci prvních 2 postupů. Systém Kanban vám pomůže se správou tok zvýrazněním různých fází pracovního toku a stavu práce v každé fázi. V závislosti na tom, jak dobře je pracovní postup definován a nastaveny limity WIP, budete pozorovat buď plynulý tok v rámci limitů WIP, nebo hromadění práce, jakmile se něco udrží nahoru a začne zadržovat kapacitu. To vše ovlivňuje, jak rychle se práce pohybuje od začátku do konce pracovního toku (někteří lidé tomu říkají hodnotový proud). Kanban pomáhá vašemu týmu analyzovat systém a provádět úpravy za účelem zlepšení toku, aby se zkrátil čas potřebný na dokončení každého dílu.

Klíč aspektem tohoto procesu pozorování vaší práce a řešení / odstranění úzkých míst je podívat se na mezilehlé fáze čekání (mezilehlé fáze Hotovo) a zjistit, jak dlouho zůstanou pracovní položky v těchto „fázích předání“. Jak se dozvíte, zkrácení času stráveného v těchto fázích čekání je klíčem ke zkrácení doby cyklu. Jak zlepšujete tok, bude dodávka práce vašeho týmu plynulejší a předvídatelnější. Jak bude předvídatelnější, bude pro vás snazší přijímat spolehlivé závazky vůči zákazníkovi ohledně toho, kdy dostanete hotovo s jakoukoli prací, kterou pro ně děláte. Zlepšení schopnosti spolehlivě předpovědět časy dokončení je velkou součástí implementace systému Kanban!

• Vytvořit procesní zásady Výslovné: Jako součást vizualizace vašeho procesu má smysl také explicitně definujte a vizualizujte své zásady (pravidla procesu nebo pokyny) pro to, jak děláte práci, kterou děláte. Formulováním explicitních pokynů pro proces vytvoříte společný základ pro všechny účastníky, aby pochopili, jak provádět jakýkoli typ práce v systému. Zásady mohou být na úrovni prkna, na úrovni plavecké dráhy a pro každý sloupec. Může jít o kontrolní seznam kroků, které je třeba provést pro každý typ pracovní položky, vstupní / výstupní kritéria pro každý sloupec nebo cokoli, co pomáhá členové týmu dobře řídí tok práce na palubě. Příklady explicitních zásad zahrnují definici, kdy je úkol dokončen, popis jednotlivých jízdních pruhů nebo sloupců, kdo kdy táhne atd. Zásady musí být definovány explicitně a vizualizovány obvykle na horní straně desky a na každém pruhu a sloupci.

• Implementovat zpětnovazební smyčky: Zpětnovazební smyčky jsou nedílnou součástí každého dobrého systému. Metoda Kanban povzbuzuje a pomáhá vám implementovat smyčky zpětné vazby různých druhů – fáze kontroly ve vašem pracovním toku desky Kanban, metriky a zprávy a řada vizuálních podnětů, které vám poskytují nepřetržitou zpětnou vazbu o postupu práce – nebo o jejím nedostatku – ve vašem systému. Zatímco mantra „Selhat rychle! Selhat často!“ mnoho týmů nemusí intuitivně rozumět, myšlenka včasného získání zpětné vazby, zejména pokud jste na špatné cestě ke své práci, je zásadní pro to, abyste v konečném důsledku dodali zákazníkovi správnou práci, správný produkt nebo službu v co nejkratší možné době . K zajištění toho jsou smyčky zpětné vazby zásadní.

• Vylepšujte společně, vyvíjejte se experimentálně (pomocí vědecké metody): Metoda Kanban je proces evolučního zlepšování. Pomáhá vám přijímat malé změny a zlepšovat se postupně tempem a velikostí, kterou váš tým snadno zvládne. Podporuje použití vědecká metoda – vytvoříte hypotézu, otestujete ji a provedete změny v závislosti na výsledku vašeho testu. Jako tým implementující principy Lean / Agile je vaším klíčovým úkolem neustále hodnotit váš proces a neustále se zlepšovat podle potřeby a podle možností .

Dopad každé provedené změny lze pozorovat a měřit pomocí různých signálů, které vám poskytuje váš systém Kanban. Pomocí těchto signálů můžete vyhodnotit, zda vám změna pomáhá zlepšit nebo ne, a rozhodnout se, zda ji zachovat, nebo zkusit něco jiného. Systémy Kanban vám pomohou shromáždit spoustu údajů o výkonu vašeho systému – buď ručně, pokud používáte fyzickou desku, nebo automaticky, pokud používáte nástroj, jako je SwiftKanban. Pomocí těchto údajů a metrik, které vám pomohou generovat, můžete snadno vyhodnotit, zda se váš výkon zlepšuje nebo klesá – a podle potřeby vylepšit váš systém.

Jak funguje Kanban? – Koncept

Kanban je nerušivý systém řízení evolučních změn. To znamená, že stávající proces je vylepšen v malých krocích. Implementací mnoha menších změn (spíše než velkých) se snižuje riziko pro celý systém. Evoluční přístup Kanbanu vede k nízkému nebo žádnému odporu v týmu a zúčastněných stranách.

Prvním krokem v zavedení Kanbanu je vizualizace pracovního postupu. To se děje ve formě desky Kanban, která se skládá z jednoduché tabule a lepících poznámek nebo karet. Každá karta na desce představuje úkol.

V klasickém modelu desky Kanban existují tři sloupce, jak je znázorněno na obrázku výše:

• „Úkol“: Tento sloupec obsahuje seznam úkoly, které ještě nejsou spuštěny. (aka „nevyřízené položky“)
• „Doing“: Skládá se z probíhajících úkolů.
• „Done“: Skládá se z úkolů, které jsou dokončeno.

Tato jednoduchá vizualizace sama o sobě vede k velké transparentnosti distribuce díla i stávajících úzkých míst, pokud existují. Kanbanové desky samozřejmě mohou ukazovat propracované pracovní postupy v závislosti na složitosti pracovního postupu a potřebě vizualizovat a zkoumat konkrétní části pracovního postupu, aby bylo možné identifikovat úzká místa, aby je bylo možné odstranit.

Koncept FLOW

Jádrem Kanbanu je koncept „Flow“. To znamená, že karty by měly procházet systémem co nejrovnoměrněji, bez dlouhých čekacích dob nebo blokování. Všechno který brání toku, by měl být kriticky prozkoumán. Kanban má různé techniky, metriky a modely, a pokud jsou důsledně používány, může to vést ke kultuře neustálého zlepšování (kaizen).

Koncept Flow je zásadní a měřením metrik Flow a prací na jejich zlepšování můžete může dramaticky zlepšit rychlost vašich doručovacích procesů a zároveň snížit dobu cyklu a zlepšit kvalitu vašich produktů nebo služeb získáním rychlejší zpětná vazba od vašich zákazníků – interních i externích.

Těmito podrobnostmi se podrobně zabývá kniha „Actionable Agile“ od Dana Vacantiho.

Limity Kanban WIP

A klíčovým aspektem Kanbanu je snížit množství multitaskingu, na které je většina týmů a znalostních pracovníků náchylná, a místo toho je povzbudit, aby „přestaly startovat! And Start Finishing! “, Mantra vytvořená Dr. Arnem Roockem (z www.Software-Kanban.de). WIP – Work-in-Progress – Limity definované v každé fázi pracovního postupu na desce Kanban povzbuzují členy týmu, aby dokončili práci po ruce a teprve poté pokračovali v další práci.

Nevnucujte vizualizaci, transparentnost a omezení WIP žádnému oddělení, které dobrovolně nespolupracuje.“ – David J. Anderson Click To Tweet

Příklady systému Kanban

Krása Kanbanu je v jeho jednoduchosti. Kanban však není jen o vizualizaci procesu na bílé desce (nebo elektronické desce) a práci s stickies nebo elektronickými kartami. Jak vidíte shora, je to mnohem víc než to. Z jeho implementace budete skutečně těžit, pokud metodicky uplatníte všechny principy a postupy.

Aktuální trendy z celého světa ukazují, že Kanban získává na popularitě a používá se v mnoha různých oblastech, od malých agentur a start-upů až po tradiční organizace všech velikostí.

Kanban v IT & Software

Kanban není vývoj softwaru ani metodika řízení projektů – David to ve své „Modré knize“ jasně uvádí. Kanban neříká nic o tom, jak by měl být software vyvíjen. Neříká nic ani o tom, jak by měly být softwarové projekty plánovány a realizovány.Kanban proto není rámec pro správu, jako je Scrum. Místo toho je účelem Kanbanu neustále zlepšovat vlastní pracovní proces.

Kanban byl používán v operacích vývoje softwaru společnosti Microsoft v roce 2004. Od té doby byl Kanban nadšeně přijat v IT, Ops, DevOps a aplikačních / softwarových týmech.

Krása Kanbanu spočívá v tom, že jej lze použít na jakýkoli proces nebo metodiku. Ať už již používáte agilní metody, jako je Scrum, XP a další, nebo tradičnější metody – vodopád, iterativní atd. – můžete použít Kanban navíc k postupnému zahájení zlepšování procesů, zkracování doby cyklu a zlepšování toku. V tomto procesu se ocitnete na cestě k nepřetržitému poskytování funkcí, produktů nebo služeb.

Kanban ve vývoji softwaru / produktů Lean / Agile

Týmy pro vývoj aplikačního softwaru a technologických produktů přijaly Kanban jako způsob implementace principů Lean a Agile. Metoda Kanban poskytuje technologickým týmům velkou sadu zásad pro vizualizaci jejich práce, nepřetržité poskytování produktů a služeb a častější a rychlejší získávání zpětné vazby od zákazníků. V důsledku toho pomáhá týmům rychleji se dostat na trh s vyšší věrností tomu, co zákazníci od těchto produktů a služeb chtějí.

Definice Kanbanu v IT sektoru prošla během posledních 3 – 5 let vlastním vývojem. Kanban je dnes považován za metodu, která přináší agilitu při řízení a zlepšování poskytování služeb postupným a evolučním způsobem.

Kromě toho poskytuje metoda Kanban důležité principy a techniky pro lepší správu závazků dohody o úrovni služeb (SLA), dodávání produktů na trh včas a minimalizace rizika a nákladů na zpoždění. Díky konceptům, jako je Třída služeb, odložený závazek a dvoufázové potvrzení, pomáhá Kanban zákazníkům a doručovacím týmům efektivně spolupracovat a pomáhá zajistit, aby se na správných věcech pracovalo ve správný čas.

Příchod Upstream Kanban, Portfolio Kanban a Enterprise Services Planning v posledních letech poskytl podnikům ještě větší důvod implementovat Kanban pro dosažení podnikové agility a lepšího výkonu na trhu.

Kanban jako alternativní cesta Enterprise Agility

Metoda Kanban vám pomůže postupně vylepšit dodávky vašich produktů a služeb. Dělá to tak, že vám pomůže odstranit úzká místa ve vašem systému, zlepšit tok a zkrátit dobu cyklu. Pomůže vám dodávat plynuleji a získat rychlejší zpětnou vazbu, abyste mohli provádět jakékoli změny, které by váš zákazník mohl potřebovat. Pomůže vám lépe reagovat.

Kanban celkově umožňuje využívat všechny zásady Agilního manifestu a pomáhá vám dodávat produkty a služby, které váš trh skutečně potřebuje. Ať už v současné době používáte Scrum a další agilní techniky nebo metodiky, Kanban vám pomůže vylepšit vaše procesy pro vyšší výkon vašich týmů a organizací.

Kanban nad rámec softwaru & IT

Vzhledem ke svým kořenům ve výrobě je Kanban přirozeně vhodný i pro obchodní procesy jiné než IT, s obrovskými výhodami pro organizace, které se chtějí stát štíhlé a agilní a dodávat vysoce kvalitní produkty a služby reagující způsobem.

Zatímco střední a velké organizace pro výrobky a služby, zejména hi-tech výrobní společnosti, implementují iniciativy Lean / 6-Sigma již několik let, Kanban umožňuje všechny typy společností a obchodní funkce, jako je HR, marketing, prodej , Procurement a tak dále.

Kanban se také používá v tradičních kontextech řízení projektů suc h jako stavební a inženýrské projekty. jako jsou stavby a inženýrské projekty. Široká škála organizací, personálních společností, náborových organizací, reklamních agentur, pojišťovacích společností a mnoha dalších hledá Kanban pro zefektivnění jejich činnosti, eliminaci plýtvání a výrazné zlepšení propustnosti a kvality.

Další zdroje, které by mohly být pro Kanban zajímavé –

• Jak mohu začít?
• Co je Scrumban?
• Co je Kanban Board?
• Jak mohu spravovat svůj projekt / funkci pomocí Kanban?

Můžete se také zaregistrovat na nadcházející webináře na Kanbanu – nebo se podívat na některé skvělé předchozí webové semináře vedené myšlenkovými vůdci, jako je David Anderson a několik dalších myšlenkových vůdců!

Pokud chcete prozkoumat SwiftKanban, můžete si prohlédnout naši bohatou sadu funkcí nebo pokud hledáte bezplatnou registraci na Kanban Board pro SwiftKanban zde! Pokud máte jakékoli okamžité dotazy, zeptejte se některého z našich obchodních zástupců na adrese [email protected]