43 Šablony prohlášení o rozsahu projektu a příklady
Skvělým příkladem rozsahu projektu je efektivní nástroj, který se obvykle používá při řízení projektů. Používá se k vysvětlení nejdůležitějších výstupů projektu. Patří mezi ně hlavní milníky, požadavky nejvyšší úrovně, předpoklady i omezení. Je nesmírně užitečné vytvořit takový dokument, který pomůže při rozhodování v průběhu celého projektu. Zvláště když se uvažuje o požadavcích na změnu rozsahu projektu. Kromě toho také stanoví omezení konkrétního projektu a objasňuje, které výstupy jsou v rozsahu a mimo rozsah.
Šablona rozsahu projektu se používá ke stanovení všech prací a úkolů, které je třeba v projektu dokončit. Popisuje:
- vše, co je třeba v průběhu projektu dosáhnout,
- výsledky nebo konečné produkty, které má zákazník dodat kdykoli, v rámci konkrétní rozpočet,
- omezení práce a úkolů, které členům projektu umožní správně vyhodnotit, která část a není součástí potřebného úsilí.
aby projektový manažer zvládl rozsah projektu, musí spolupracovat se všemi ostatními účastníky projektu. Účastníci zahrnují členy týmu, zákazníky nebo klienty, výkonné sponzory a hlavní zúčastněné strany. Všichni spolupracují, aby pochopili a byli schopni popsat výstup, který je vyžadován pro iniciativu projektu. Tento výstup je také známý jako výstup. Náklady nebo alespoň uspokojivý rozsah nákladů se ověřuje při plánování a odhadu aktivit v projektu. To je součástí dodávek.
Příklady rozsahu projektu
# 01
# 02
# 03
# 04
# 05
# 06
# 07
# 08
# 09
# 10
# 11
Jakmile určíte výstupy, je čas provést rozsah. Bude definovat hlavní rysy, které je třeba zahrnout, a harmonogram dokončení celého projektu. Jakmile se všichni na všem dohodnou, pak to může být dokončeno. Po dokončení je nutné provádět jakékoli úpravy tohoto dokumentu prostřednictvím procesu změn, který je pečlivě kontrolován a zaznamenán.
Jakmile je dokument rozsahu dokončen, účastníci projektu využijí informace v něm uvedené. udělat odhad svých úkolů, časový rámec, se kterým musí pracovat, a rozpočet.Čím konkrétnější je dokument, tím vyšší je pravděpodobnost, že účastníci budou schopni přijít s přesnými odhady. Existují však také případy, kdy dokument obsahuje také některé položky, které nejsou součástí skutečného rozsahu, takže nejsou součástí díla, které má být dodáno.
Klíčové prvky prohlášení o rozsahu projektu
Vytvoření takového dokumentu je snadné, pokud víte, jaké prvky je třeba do něj zahrnout. Abyste mohli vytvořit efektivní dokument, budete jej moci použít jako výkonný nástroj pro svůj projekt. Čtěte dále a dozvíte se o klíčových prvcích dobrého příkladu rozsahu projektu:
Abyste mohli dosáhnout efektivních cílů, nezapomeňte zahrnout čas, kdy mají být výsledky dodány, spolu s odhadovaným rozpočtem nebo náklady.
Při vytváření rozsahu zahrňte všechny tyto prvky, abyste mohli ujistěte se, že je to kompletní. Než přejdeme k vytváření vašeho skutečného dokumentu, je užitečné znát výhody jeho vytvoření. Jak uvidíte v následující části, je velmi výhodné vytvořit rozsah projektu.
Šablony rozsahu projektu
# 12
# 13
# 14
# 15
# 16
# 17
# 19
# 20
# 21
# 22
Rozsah projektu je podstatnou součástí procesu projektu. Obsahuje důležité informace o tom, co je součástí celého projektu a co ne. V jakékoli organizaci budete mít za úkol zahájit projekt, který má své vlastní cíle. Před zahájením je velmi výhodné přijít s dokumentem obsahujícím celý rozsah. Zde jsou důvody, proč:
- Dokument umožní účastníkovi projektu i klientům či zákazníkům zajistit, aby byli na stejné stránce. Ukazuje, že všichni sdílejí stejný pohled na to, jaké funkce lze očekávat, stejně jako na kvalitu a časový rámec celého projektu.
- Účastníkům projektu dává možnost jasně navázat kontakt a vést s nimi rozhovory hlavní zúčastněné strany. Jedná se o lidi nebo skupiny lidí, kteří mají velký dopad na projekt, takže je důležité, abyste získali jejich podporu.
- Slouží jako pomůcka účastníkům projektu zaměřit se na práci, kterou musí udělat konkrétně za účelem uspokojení potřeb klientů nebo zákazníků.
- Pokud je třeba provést nějaké úpravy, bude prohlášení sloužit jako reference pro vytváření odhadů a návrhů uvedených úprav. Pokud jsou změny schváleny hlavními zúčastněnými stranami, pak lze prohlášení upravit.
- Pomáhá účastníkům projektu upřednostňovat práci, kterou musí udělat. To organizaci ušetří spoustu času, peněz a úsilí.
- Používá se jako účinný nástroj v projektovém řízení. Můžete jej použít ke správě očekávání vašich klientů nebo zákazníků, vyvážení pracovní zátěže a zvýšení morálky týmu, zejména v případě, že jste schopni dosáhnout milníků.
Jak jste vidíte, učinit takové prohlášení je velmi důležité. Funguje ve prospěch vaší organizace hlavně proto, že udržuje všechny účastníky ve smyčce a dobře informované. Pojďme si nyní projít několik užitečných tipů, které můžete použít při psaní dokumentu.
Tipy pro psaní skvělého příkladu rozsahu projektu
Abyste mohli udělat skvělý příklad rozsahu projektu, uděláte potřebujete několik užitečných tipů. Tyto tipy vás provedou při vytváření dokumentu SMART. Toto je zkratka, kterou můžete mít na paměti při psaní šablony.
Toto jsou praktické tipy, které vám pomohou učinit tvrzení. Ve skutečnosti se jedná o praktické tipy, které vám mohou pomoci vytvořit různé druhy dokumentů. Pokud budete mít na paměti tyto příručky, budete moci vytvářet efektivní šablony a zprávy. Nyní se pojďme naučit, jak ve skutečnosti napsat prohlášení pro rozsah projektu. Toto je poslední část tohoto článku a provede vás tím, jak dobře napíšete prohlášení o rozsahu projektu.
Prohlášení o rozsahu projektu
# 23
# 24
# 25
# 26
# 27
# 28
# 29
# 30
# 31
# 32
Zápis Příklad rozsahu projektu vyžaduje spoustu času a úsilí, ale to neznamená, že to musí být obtížné. Ve skutečnosti, pokud máte všechny požadované informace a několik užitečných tipů, bude psaní celého prohlášení docela snadné. Když budete pokračovat v psaní takového dokumentu, proces se pokaždé trochu zjednoduší.
Jak jste si přečetli v jedné z předchozích částí, je pro vás velmi výhodné před zahájením projektu udělejte takové prohlášení. Bez tohoto dokumentu (a průzkumu, který s ním souvisí) byste mohli svůj projekt implementovat jen těžko. Lidé zapojení do projektu nebudou dobře informováni, což povede ke špatnému výkonu a produktivitě. Rozsah definuje omezení vašeho projektu, takže pokud není jasně stanoven, může tím projekt trpět. Můžete se setkat se zpožděním nebo můžete překročit rozpočet, který pro svůj projekt máte.
Role v řízení projektu
Projekt je v zásadě netrvalý projekt, který je třeba vymyslet konkrétní službu, produkt nebo výsledek. Rozsah projektu v něm proto hraje velkou roli. Zjistilo se, jaké úkoly nebo práce jsou součástí projektu a co nikoli. Identifikuje účel vašeho projektu, cíle a způsob, jakým projekt dosáhne cílů. V podstatě tedy definuje celý váš projekt.
Relevance rozsahu
Bez rozsahu má váš projekt vysokou pravděpodobnost selhání. Pokud nedefinujete omezení projektu, nebudete moci očekávat rizika a problémy, které se objeví. Když k tomu dojde, účastníci projektu nebudou mít tušení, co mají dělat, když se tyto problémy vyskytnou, a tak by váš projekt mohl skončit zhroucením a spálením. Rozsah obsahuje všechny tyto důležité informace, a proto s ním musíte přijít jako první krok.
Prohlášení
Skutečný dokument je důležitý, aby se zabránilo jakýmkoli nepředvídatelným a nepříjemným událostem, ke kterým může dojít během implementace projektu. Rozsah je důležitým prohlášením pro účastníky projektu a pro hlavní zúčastněné strany.Umožňuje komunikaci před zahájením projektu, čímž vaší organizaci ušetří spoustu času a peněz.
# 33
# 35
# 36
# 37
# 38
# 39
# 40
# 42
# 43
Psaní prohlášení o rozsahu projektu
- Při psaní rozsahu vašeho projektu máte tempo. Nespěchejte, protože by vám mohly uniknout důležité detaily a prvky. Ale při psaní to také netrvá příliš dlouho. Je pravděpodobné, že máte konečný termín pro odeslání tohoto dokumentu pro projekt, aby bylo možné zahájit také včas.
- Buďte velmi konkrétní. Čím konkrétnější jste, tím je to lepší. Když zadáte všechny informace v dokumentu, čtenáři to snáze pochopí. Také nebudete muset odpovídat na mnoho otázek jen proto, že vaše výroky jsou vágní.
- Zkomplikujte dokument. Nemělo by to být příliš dlouhé nebo příliš krátké. Velmi minimální délka prohlášení je ta, která stále poskytuje všechny relevantní informace, o kterých je třeba v projektu komunikovat. Chcete-li vytvořit stručný rozsah, nezahrnujte informace, které nemají žádnou hodnotu. Obecná prohlášení nejsou příliš užitečná, takže je můžete vynechat. Místo toho použijte konkrétní data, která sníží riziko, že budete muset své prohlášení později upravit.
- Pokud vytváříte dokument, který je příliš zdlouhavý, nemusí mít čtenáři velký zájem přečíst si celou věc. Při psaní dokumentu si nedělejte příliš mnoho času. Pokud jste si zapsali všechno důležité, pak to stačí.
- Zahrňte do dokumentu všechny důležité prvky. Ty, o kterých jsme diskutovali dříve. Věnujte pozornost a věnujte nejvíce času psaní:
- Celkový popis práce, která má být provedena;
- Výstupy, které projekt vyprodukuje, spolu s hlavními rysy;
- Odůvodnění, aby váš projekt mohl vašim čtenářům lépe porozumět celému rozsahu;
- Omezení vašeho projektu nebo jakákoli rizika, s nimiž se můžete setkat v celém projektu process;
- Předpoklady, které jsou relevantní pro projekt;
- A zahrnutí a vyloučení, aby byl váš projekt jasnější.
- Vytvořte pro svůj obor cíle, které jsou velmi dobře dosažitelné. Nedávejte make-up cíle, které jsou působivé, ale těžko dosažitelné. Pak můžete svůj projekt zničit hned od začátku.
- Zkuste také vypsat všechny nejistoty, o kterých si můžete myslet. V této fázi možná neznáte všechna omezení svého projektu, ale můžete mít lepší představu o nejistotách. Nejistoty se mohou stát rizikem během realizace projektu. A tato rizika se mohou proměnit v problémy, které zpozdí váš projekt nebo způsobí problémy z hlediska nákladů nebo rozpočtu. Při vytváření seznamu nejistot musíte také napsat, jak s nimi budete jednat. Můžete:
- Přijmout nejistoty jako rizika. Pokud k rizikům skutečně dojde, jste na ně alespoň připraveni. Napište, co je třeba udělat, pokud s nimi budete nakonec muset jednat. Čím více jste připraveni na rizika, tím lépe pro váš projekt.
- Přeneste riziko na jinou stranu.Pokud narazíte na riziko, které jste uvedli níže, můžete převést odpovědnost na třetí stranu. Pokud třetí strana souhlasí, máte krytí a váš projekt se nebude muset zdržovat.
- Zmírněte riziko. Jakmile víte, jaká jsou rizika, můžete s tím něco udělat. Pracujte s plány, které jste vytvořili, abyste snížili riziko nejistoty.
- Definice nejistot je ve vašem prohlášení důležitá, abyste byli připraveni na cokoli.
- Když jste shromáždili všechny potřebné informace, je čas začít psát dokument. Toto je nejdelší krok v procesu, který bude vyžadovat hodně přemýšlení a úsilí. Pokud jste dosud nevytvořili koncept, nezapomeňte zahrnout následující:
- Vytvořte seznam všech hlavních zúčastněných stran vašeho projektu. To je důležité, abyste měli představu o svém publiku a mohli pro ně napsat svůj dokument.
- Při psaní omezení projektu je zapište do odrážek. Zkuste také psát informace a přemýšlet o úhlu pohledu zúčastněných stran. Zajistěte, aby vaše body byly snadno čitelné a srozumitelné.
- Všimněte si všech hlavních rizik, která mohou bránit úspěchu vašeho projektu. To vám pomůže naplánovat nezbytné kroky, které je třeba podniknout, když nastanou.
- Vezměte na vědomí nejdůležitější cíl projektu. Váš projekt může mít více než jeden cíl, ale musíte vědět, který z nich je nejdůležitější.
- Uveďte všechny nejdůležitější hranice i rizika projektu.