43 Vorlagen und Beispiele für Projektumfangsanweisungen
Ein gutes Beispiel für den Projektumfang ist ein effektives Tool, das normalerweise im Projektmanagement verwendet wird. Es wird verwendet, um die wichtigsten Ergebnisse eines Projekts zu erläutern. Dazu gehören die wichtigsten Meilensteine, Anforderungen auf höchster Ebene, Annahmen sowie Einschränkungen. Es ist äußerst nützlich, ein solches Dokument zu erstellen, um die Entscheidungsfindung während des gesamten Projektprozesses zu unterstützen. Insbesondere, wenn Änderungswünsche in Betracht gezogen werden, um den Projektumfang zu ändern. Darüber hinaus werden die Einschränkungen eines bestimmten Projekts festgelegt und klargestellt, welche Ergebnisse innerhalb und außerhalb des Geltungsbereichs liegen.
Eine Projektumfangsvorlage wird verwendet, um alle Arbeiten und Aufgaben festzulegen, die im Projekt ausgeführt werden müssen. Es beschreibt:
- alles, was während des gesamten Projekts erreicht werden muss,
- die Ergebnisse oder Endprodukte, die der Kunde zu einem bestimmten Zeitpunkt innerhalb eines Zeitraums liefern soll spezifisches Budget,
- die Einschränkungen der Arbeit und Aufgaben, die es den Projektmitgliedern ermöglichen, richtig zu bewerten, was Teil und nicht Teil des erforderlichen Aufwands ist.
An Um den Umfang des Projekts festlegen zu können, muss der Projektmanager mit allen anderen Projektteilnehmern zusammenarbeiten. Zu den Teilnehmern zählen die Mitglieder des Teams, die Kunden oder Kunden, die Sponsoren der Geschäftsleitung und die wichtigsten Stakeholder. Sie alle arbeiten zusammen, um die Ergebnisse zu verstehen und zu beschreiben, die für die Initiative des Projekts erforderlich sind. Diese Ausgabe wird auch als Ergebnis bezeichnet. Die Kosten oder zumindest ein zufriedenstellender Kostenbereich werden bei der Planung und Schätzung der Aktivitäten im Projekt überprüft. Dies ist in den Liefergegenständen enthalten.
Beispiele für den Projektumfang
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Sobald Sie die Ergebnisse ermittelt haben, ist es Zeit, die zu erstellen Umfang. Es werden die Hauptmerkmale definiert, die aufgenommen werden müssen, und der Zeitplan für den Abschluss des gesamten Projekts. Sobald sich alle auf alles einig sind, kann es abgeschlossen werden. Nach Abschluss müssen alle Änderungen an diesem Dokument durch einen Änderungsprozess vorgenommen werden, der sorgfältig kontrolliert und aufgezeichnet wird.
Nach Abschluss des Scope-Dokuments verwenden die Projektteilnehmer die darin enthaltenen Informationen um eine Schätzung ihrer Aufgaben, des Zeitrahmens, mit dem sie arbeiten müssen, und des Budgets vorzunehmen.Je spezifischer das Dokument ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Teilnehmer genaue Schätzungen erstellen können. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen das Dokument auch einige Elemente enthält, die nicht zum tatsächlichen Umfang gehören, sodass sie nicht Teil der zu liefernden Arbeit sind.
Die Schlüsselelemente einer Projektumfangserklärung
Das Erstellen eines solchen Dokuments ist einfach, wenn Sie wissen, welche Elemente darin enthalten sein müssen. Um ein effektives Dokument erstellen zu können, können Sie es als leistungsstarkes Werkzeug für Ihr Projekt verwenden. Lesen Sie weiter, um mehr über die Schlüsselelemente eines guten Beispiels für den Projektumfang zu erfahren:
Um effektive Ziele erreichen zu können, müssen Sie den Zeitpunkt angeben, zu dem die Ergebnisse geliefert werden sollen, sowie das geschätzte Budget oder die geschätzten Kosten.
Berücksichtigen Sie alle diese Elemente, wenn Sie Ihren Scope so gestalten, dass Sie Ich bin mir sicher, dass es vollständig ist. Bevor wir mit der Erstellung Ihres eigentlichen Dokuments fortfahren, ist es hilfreich, die Vorteile der Erstellung zu kennen. Wie Sie im nächsten Abschnitt sehen werden, ist es sehr nützlich, einen Bereich Ihres Projekts zu erstellen.
Projektbereichsvorlagen
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Der Projektumfang ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektprozesses. Es enthält wichtige Informationen darüber, was im gesamten Projekt enthalten ist und was nicht. In jeder Organisation müssen Sie ein Projekt starten, das seine eigenen Ziele hat. Bevor Sie beginnen, sollten Sie ein Dokument erstellen, das den gesamten Umfang enthält. Hier sind die Gründe dafür:
- Mit dem Dokument können sowohl der Projektteilnehmer als auch die Kunden oder Kunden sicherstellen, dass sie sich auf derselben Seite befinden. Es zeigt, dass alle die gleiche Ansicht darüber haben, welche Funktionen zu erwarten sind, sowie die Qualität und den Zeitrahmen des gesamten Projekts.
- Dies gibt den Projektteilnehmern die Möglichkeit, sich klar zu etablieren und Gespräche mit ihnen zu führen die wichtigsten Stakeholder. Dies sind die Personen oder Personengruppen, die einen großen Einfluss auf das Projekt haben. Daher ist es wichtig, dass Sie ihre Unterstützung erhalten.
- Dies hilft den Projektteilnehmern, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die sie erledigen müssen Insbesondere, um die Bedürfnisse der Kunden oder Kunden zu erfüllen.
- Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, dient die Erklärung als Referenz für Schätzungen und Vorschläge für diese Änderungen. Wenn die Änderungen von den wichtigsten Stakeholdern genehmigt werden, kann die Erklärung geändert werden.
- Dies hilft den Projektteilnehmern, die zu erledigende Arbeit zu priorisieren. Dies spart dem Unternehmen auch viel Zeit, Geld und Mühe.
- Es wird als effektives Werkzeug im Projektmanagement verwendet. Sie können es verwenden, um die Erwartungen Ihrer Kunden oder Kunden zu verwalten, die Arbeitsbelastung auszugleichen und die Moral des Teams zu verbessern, insbesondere in dem Fall, in dem Sie Meilensteine erreichen können.
Wie Sie Ich kann sehen, dass es sehr wichtig ist, eine solche Erklärung abzugeben. Es funktioniert zum Nutzen Ihrer Organisation, vor allem, weil es alle Beteiligten auf dem Laufenden hält und gut informiert. Lassen Sie uns nun einige hilfreiche Tipps durchgehen, mit denen Sie Ihr Dokument schreiben können.
Tipps zum Schreiben eines großartigen Beispiels für einen Projektumfang
Um ein großartiges Beispiel für einen Projektumfang zu erstellen, werden Sie brauche ein paar hilfreiche Tipps. Diese Tipps helfen Ihnen beim Erstellen eines SMART-Dokuments. Dies ist ein Akronym, das Sie beim Schreiben Ihrer Vorlage berücksichtigen können.
Dies sind praktische Tipps, die Ihnen bei der Abgabe Ihrer Aussage helfen. Tatsächlich sind dies praktische Tipps, mit denen Sie verschiedene Arten von Dokumenten erstellen können. Wenn Sie diese Anleitungen berücksichtigen, können Sie effektive Vorlagen und Berichte erstellen. Lassen Sie uns nun lernen, wie Sie Ihre Aussage für Ihren Projektumfang tatsächlich schreiben. Dies ist der letzte Abschnitt dieses Artikels, in dem Sie erfahren, wie Sie Ihre Projektumfangserklärung gut verfassen.
Projektumfangsangabe
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Writi Ein Beispiel für einen Projektumfang erfordert viel Zeit und Mühe, aber das bedeutet nicht, dass es schwierig sein muss. Wenn Sie alle erforderlichen Informationen sowie einige hilfreiche Tipps haben, ist das Schreiben der gesamten Erklärung recht einfach. Wenn Sie ein solches Dokument weiter schreiben, wird der Vorgang jedes Mal ein bisschen einfacher.
Wie Sie in einem der vorherigen Abschnitte gelesen haben, ist dies für Sie sehr vorteilhaft Geben Sie eine solche Erklärung ab, bevor Sie mit Ihrem Projekt beginnen. Ohne dieses Dokument (und die damit verbundenen Forschungsergebnisse) fällt es Ihnen möglicherweise schwer, Ihr Projekt umzusetzen. Die an dem Projekt beteiligten Personen sind nicht sehr gut informiert, was zu einer schlechten Leistung und Produktivität führen wird. Der Umfang definiert die Einschränkungen Ihres Projekts. Wenn dies nicht eindeutig festgelegt ist, kann das Projekt darunter leiden. Es kann zu Verzögerungen kommen oder Sie können das Budget für Ihr Projekt überschreiten.
Die Rolle im Projektmanagement
Ein Projekt ist im Grunde ein nicht permanentes Unterfangen eine bestimmte Dienstleistung, ein bestimmtes Produkt oder ein bestimmtes Ergebnis. Daher spielt der Umfang des Projekts eine große Rolle. Es wurde festgelegt, welche Aufgaben oder Arbeiten Teil des Projekts sind und welche nicht. Es identifiziert den Zweck Ihres Projekts, die Ziele und wie das Projekt die Ziele erreichen wird. Im Grunde definiert es Ihr gesamtes Projekt.
Die Relevanz des Bereichs
Ohne einen Bereich besteht für Ihr Projekt eine hohe Ausfallwahrscheinlichkeit. Wenn Sie die Einschränkungen des Projekts nicht definieren, können Sie die auftretenden Risiken und Probleme nicht erwarten. In diesem Fall haben die Projektteilnehmer keine Ahnung, was zu tun ist, wenn diese Probleme auftreten, sodass Ihr Projekt möglicherweise abstürzt und brennt. Der Bereich enthält all diese wichtigen Informationen, weshalb Sie sie als ersten Schritt erstellen müssen.
Die Erklärung
Das eigentliche Dokument ist wichtig, um unvorhergesehene und unangenehme Ereignisse zu vermeiden, die während der Projektdurchführung auftreten können. Der Umfang ist eine wichtige Aussage für die Projektteilnehmer und für die wichtigsten Stakeholder.Es ermöglicht die Kommunikation, bevor das Projekt tatsächlich gestartet wird, wodurch Ihre Organisation viel Zeit und Geld spart.
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Schreiben der Projektumfangserklärung
- Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts schreiben, haben Sie sich selbst auf und ab gehen. Beeilen Sie sich nicht, da Sie möglicherweise wichtige Details und Elemente übersehen. Aber nehmen Sie sich nicht zu viel Zeit, wenn Sie es auch schreiben. Möglicherweise haben Sie eine Frist, um dieses Dokument einzureichen, damit das Projekt auch pünktlich beginnen kann.
- Seien Sie sehr genau. Je spezifischer Sie sind, desto besser ist es. Wenn Sie alle Informationen im Dokument angeben, werden die Leser diese leichter verstehen. Außerdem müssen Sie nicht viele Fragen beantworten, nur weil Ihre Aussagen vage sind.
- Machen Sie Ihr Dokument zu einer guten Länge. Es sollte nicht zu lang oder zu kurz sein. Die Mindestlänge einer Aussage ist diejenige, die noch alle relevanten Informationen enthält, über die im Projekt kommuniziert werden muss. Wenn Sie einen kurzen Bereich festlegen möchten, geben Sie keine Informationen an, die keinen Wert haben. Allgemeine Aussagen sind nicht sehr nützlich, daher können Sie sie weglassen. Verwenden Sie stattdessen bestimmte Daten, um das Risiko zu verringern, dass Sie Ihre Aussage später ändern müssen.
- Wenn Sie ein zu langes Dokument erstellen, sind Ihre Leser möglicherweise nicht sehr daran interessiert, das Ganze zu lesen. Nehmen Sie sich beim Schreiben Ihres Dokuments nicht zu viel Zeit. Solange Sie alles Wichtige aufgeschrieben haben, reicht das aus.
- Fügen Sie alle wichtigen Elemente in Ihr Dokument ein. Diejenigen, die wir zuvor besprochen haben. Achten Sie darauf und verbringen Sie die meiste Zeit damit, Folgendes zu schreiben:
- Gesamtbeschreibung der auszuführenden Arbeiten;
- Die vom Projekt erbrachten Leistungen zusammen mit den Hauptmerkmalen;
- Die Rechtfertigung für Ihr Projekt, Ihren Lesern ein besseres Verständnis des gesamten Umfangs zu vermitteln;
- Die Einschränkungen Ihres Projekts oder alle Risiken, denen Sie während des gesamten Projekts ausgesetzt sein könnten Prozess;
- Die Annahmen, die für das Projekt relevant sind;
- Und die Ein- und Ausschlüsse, um Ihrem Projekt mehr Klarheit zu verleihen.
- die Unsicherheiten als Risiken akzeptieren. Wenn die Risiken eintreten, sind Sie zumindest darauf vorbereitet. Schreiben Sie auf, was zu tun ist, wenn Sie sich am Ende mit ihnen befassen müssen. Je besser Sie auf die Risiken vorbereitet sind, desto besser ist es für Ihr Projekt.
- Übertragen Sie das Risiko auf eine andere Partei.Wenn Sie auf das von Ihnen aufgeführte Risiko stoßen, können Sie die Verantwortung auf einen Dritten übertragen. Wenn der Dritte zustimmt, sind Sie versichert und Ihr Projekt muss nicht verzögert werden.
- Reduzieren Sie das Risiko. Sobald Sie die Risiken kennen, können Sie etwas dagegen tun. Arbeiten Sie mit den Plänen, die Sie gemacht haben, um das Risiko von Unsicherheiten zu verringern.
- Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen Stakeholder Ihres Projekts. Dies ist wichtig, damit Sie eine Vorstellung von Ihrer Zielgruppe haben und Ihr Dokument für sie schreiben können.
- Wenn Sie die Einschränkungen Ihres Projekts schreiben, schreiben Sie sie in Aufzählungszeichenform. Versuchen Sie auch, die Informationen zu schreiben, während Sie über den Standpunkt der Stakeholder nachdenken. Stellen Sie sicher, dass Ihre Punkte leicht zu lesen und zu verstehen sind.
- Beachten Sie alle wichtigen Risiken, die den Erfolg Ihres Projekts beeinträchtigen könnten. Auf diese Weise können Sie die erforderlichen Schritte planen, wenn sie auftreten.
- Beachten Sie das wichtigste Ziel des Projekts. Ihr Projekt kann mehr als ein Ziel haben, aber Sie müssen wissen, welches das wichtigste ist.
- Führen Sie alle relevanten Grenzen sowie die Risiken des Projekts auf.